e-Arşiv nedir? e-Arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır?

e-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv, bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı e-arşiv uygulaması aracılığı ile oluşturup müşterinize iletebilirsiniz.

e-Arşiv zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara ve bulunduğunuz sektöre göre değişiklik gösterir. GİB'in yayınladığı tebliğe göre;

2025 yılı e-arşiv fatura zorunluluğu ise henüz açıklanmadı. Toplam tutar açıklandığında blog yazımız içerisinde gerekli düzenlemeleri gerçekleştireceğiz.

GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesecek iseniz, şuna da dikkat etmenizde fayda var: Gün içerisinde birçok kez aynı firmaya fatura kesiliyorsa bile, GİB Portal toplam fatura tutarını esas almaktadır.

Örneğin, birini 1.000 TL değerinde, diğerini ise 1.500 TL değerinde keseceğiniz faturalarınız için, ilk faturanızı iptal edip sonra toplam 2.500 TL değerinde bir e-arşiv fatura kesmeniz gerekir. Tahmin edersiniz ki bu durum, aynı müşteriye rutin bir şekilde fatura kesen firmalar için takibi zor bir süreç yaratır. Bu noktada en doğru adım, firmanın e-faturaya geçmesidir.

Yukarıdaki maddeler doğrultusunda zorunluluğunuz olmasa da e-arşiv kullanarak fatura kesim masraflarınızı %80'e kadar azaltabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliği ile 6.900 TL ve üzeri faturalarınızı Paraşüt üzerinden e-arşiv faturası olarak düzenleyebilir, tüm fatura süreçlerini tek yerden yönetebilirsiniz.

Tüm bu bilgiler ışığında şu sorunun yanıtını arıyor olabilirsiniz: “e arşiv fatura nasıl kesilir?” e-Fatura kullanıcısı olmadan e-arşiv kesebilmek için gerekli olan başvuruyu Paraşüt üzerinden dakikalar içerisinde yapabilirsiniz. Hem de mali mühür ve e-imzaya gerek olmadan! e-Fatura ve e-arşiv fatura ile ilgili her türlü sorunuzu yanıtlamak için Paraşüt Ekibi burada! Paraşüt Destek sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz!

e-Fatura kullanıcısı olmadan e-arşiv kesebilmek için gerekli olan başvuruyu Paraşüt üzerinden dakikalar içerisinde yapabilirsiniz. Hem de mali mühür ve e-imzaya gerek olmadan.

Not: e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliğinden yararlanmak için İnteraktif Vergi Dairesine kayıtlı telefon numaranız olması gerektiğini unutmayın.

Bu iki elektronik fatura türü sıklıkla karıştırılmaktadır. İkisi görsel olarak birbirine çok benzese de temelde bu iki fatura şu şekilde ayrılabilir:

e-Faturayı, e-fatura kullanıcısı olan müşterinize,

e-Arşiv faturasını, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterinize gönderebilirsiniz. 

Örneğin; e-faturaya geçmemiş bir tüzel kişiye ya da son kullanıcınıza e-arşiv faturası gönderirsiniz. Küçük ve orta ölçekli firmalar, e-fatura ve e-arşiv faturayı bir arada kullanarak son kullanıcılar da dahil herkese elektronik ortamda fatura gönderebilir.

Paraşüt'te elektronik fatura gönderirken kimin e-fatura kullanıcısı olup kimin olmadığını bilmenize gerek yoktur. Fatura gönderimi esnasında sistem, müşterinizin vergi numarasından bu ayrımı yapıp sizi ona göre yönlendirir. Dolayısıyla siz yalnızca satış yapar, elektronik faturasını oluşturur ve müşterinize anında iletirsiniz.

İki elektronik belgenin karşılaştırmasını bir tablo üzerinde görmek isterseniz "e-Fatura ve e-arşiv arasındaki farklar" adlı yazımıza göz atabilirsiniz.

e Fatura ve e-arşiv entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra e-fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.

Yukarıda da belirttiğimiz üzere, önceki yıllarda e-arşiv kullanmak için e-fatura kullanıcısı olma şartı aranıyordu. Fakat Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yeni kurallara göre e-arşiv göndermek için konulan e-fatura kullanıcısı olma şartı kalktı. Artık, e-fatura kullanıcısı olmadan da özel entegratörler aracılığıyla e-arşiv fatura kesebilirsiniz.

e-Arşiv faturasını matbu iletme zorunluluğunuz bulunmamakta. Fakat müşteriniz matbu fatura konusunda ısrarcı olursa herhangi bir yazıcıdan aldığınız çıktıyı müşterinizle paylaşabilirsiniz. Herhangi bir kaşeye ya da ıslak imzaya gerek yoktur. Benzer şekilde, müşteriniz de kendisiyle elektronik ortamda paylaştığınız e-arşiv faturanın çıktısını alabilir. Yani sizin çıktı alıp kendisine göndermenize aslında gerek bile yoktur.

“Fatura nizamı” olarak adlandırılan Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre, faturaların baş tarafında iş sahibinin veya yetkili kişinin imzası bulunması gerekiyor.

Yani, e-Arşiv faturaların geçerli sayılabilmesi için, düzenleme programları kullanılarak imzalanması ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilmesi önemli. Bu nedenle, imzasız e-Arşiv faturalar geçerli sayılmaz. Vergi mevzuatında belirtilen bu zorunluluklar, fatura düzenleme ve kaydetme işlemlerinin doğruluğunu ve bütünlüğünü sağlamak için alınır.

e-Arşiv fatura sorgulama işlemi bilgi fişi ile yapılamıyor. Çünkü, bilgi fişi sadece bir işlemin gerçekleştiğine dair belge olarak düzenlenen ve vergi beyannamesi hazırlanırken kullanılabilen bir belge. e-Arşiv fatura ise, elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan bir fatura türü olduğundan; e-arşiv fatura sorgulama işlemleri, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi internet sitesi üzerinden yapılıyor.

E-arşiv fatura sorgulama işlemi için, fatura düzenleme programları kullanılarak düzenlenmiş olan e-arşiv fatura numarası ve düzenleme tarihi gibi bilgileri girmelisiniz. Bu bilgilerin doğru bir şekilde girilmesi halinde, ilgili e-arşiv fatura sorgulanabilir ve faturanın geçerliliği, doğruluğu ve bütünlüğü hakkında bilgi edinilebilir.

E-arşiv fatura düzenleme işlemleri için kullanılan e-arşiv portal uygulamasına buradan giriş yapabilirsiniz. Başvuru sonrasında, başvuruda kullandığınız mali mühür ile e-arşiv portal uygulamasına giriş yaparak fatura düzenleme işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

e-Arşiv Portal uygulamasında geriye dönük fatura düzenleme konusunda dikkat edilmesi gereken hususlar var. Şöyle ki eğer bir işletme hizmet satışı yapıyorsa, e-fatura veya e-arşiv Fatura düzenleme işlemlerinin hizmetin verildiği anda gerçekleştirilmesi gerekir. Ancak, mal satışı yapılan işletmelerde durum biraz farklı. Mal satışında, sevk irsaliyesi ile yapılan satışlarda, e-fatura veya e-arşiv Fatura düzenleme işlemlerinin malın teslim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

VUK'a göre 7 günü aşkın şekilde geriye dönük fatura düzenlenirse, bu usulsüzlükten dolayı %10 oranında ‘’Özel Usulsüzlük Cezası’’ kesilir.

e-Fatura ve e-arşiv sistemlerine çeşitli entegratörler aracılığı ile başvurabilirsiniz.

e-Fatura ve e-arşiv, genel ismi ile elektronik fatura başvurusu ve geçişi için Paraşüt, kullanıcılara "Self Servis" başvuru ve "Anahtar Teslim" başvuru olmak üzere iki seçenek sunar. Self Servis başvuru tamamen ücretsizdir, sadece mali mührünüzü temin etmeniz gerekir. Anahtar Teslim başvuru için ise 210 TL + KDV olan hizmet bedelini ve Mali Mühür başvuru ücretini ödemeniz gerekir; başvuru sürecinin tamamı Paraşüt'teki süreç danışmanı tarafından anahtar teslim bir şekilde yürütülür.

Başvuru adımlarını detaylı inceleyecek olursak:

Self Servis başvuru için Paraşüt'e giriş yaptıktan sonra aşağıdaki gibi başvuru işlemlerinize başlayabilirsiniz: 
 

Paraşüt abonesiyseniz başvuru sürecinizi başlatmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

e-Fatura ve e-arşiv başvuru sürecini Paraşüt'te tamamen online bir biçimde yönetebilirsiniz. Bilgisayarınızın başından kalkmanıza bile gerek yoktur.

Başvuru süreci için yardımcı olması adına bir başvuru rehberi hazırladık. Başvuru rehberine ve yapmanız gereken bütün işlemlerin yönetim paneline Paraşüt hesabınız içinden AYARLAR > Uygulamalar> Elektronik Faturalama Entegrasyonu başlığı altından ulaşabilirsiniz.

Ayrıca, başvuru sürecini Elektronik Fatura Hizmeti Başvuru Süreci makalemiz altında özetledik.

Tercih ettiğiniz entegratöre göre e-fatura ve e-arşiv kullanmak için bir entegrasyon ücreti ödemeniz gerekir. Eğer e-arşiv sistemini Paraşüt'te kullanmaya başlarsanız bu ücreti ödemezsiniz. 

"Peki bu geçişin bana maliyeti nedir?" derseniz, şöyle:

Elektronik fatura sistemine kayıt olmak için Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür sertifikanızı temin etmeniz gerekir. Mali mührün bedeli tüzel kişiler için 1.188 TL (990 TL + KDV), gerçek kişiler için ise 864 TL (720 TL + KDV)'dir. Mali mührünüz üç sene boyunca geçerlidir.

Mali Mühür bedeli haricinde Paraşüt'ün kullanım bedeli olan ön muhasebe programı bedelini ödersiniz (Paraşüt'te ilk 14 gün herkese ücretsiz).

e-Kontörleri hem e-fatura hem e-arşiv gönderiminde kullanılabilir. Gönderilen ve alınan her elektronik fatura birer e-kontör değerindedir. Kontör paketlerinin kullanım süresi 12 ay ile sınırlıdır.

Paraşüt aboneliğinizi başlatarak kullanabileceğiniz e-kontör paketlerimizin ücretlendirmesi şu şekildedir:

E-fatura kesmek için GİB Portal veya Paraşüt gibi özel entegratör firmaları aracılığıyla bir geçiş sağlanabilir. Bu geçiş işlemi için, firmaların Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne başvurarak mali mühür temin etmeleri gerekir.

Eğer firmanız bir şahıs şirketiyse, e-imza alarak da e-fatura işlemlerine geçiş yapabilirsiniz. Bu sayede kağıt fatura kullanımından kurtulabilir ve işlemlerinizi daha hızlı ve kolay bir şekilde yapabilirsiniz.

Peki nasıl? 

2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL'yi aşan firmaların 1 Temmuz 2024 tarihine kadar e-fatura ve e-arşive geçmeleri gerekiyor. Bu firmaların 1 Ocak 2025 tarihinde de e-defter uygulamasına geçiş yapmaları zorunlu.

2025 yılı e-fatura geçiş hadleri açıklandıktan sonra bu yazıda düzenlemeler yapılacaktır.

Eğer Paraşüt üzerinden e-arşiv faturası gönderecekseniz, süreç şu şekilde ilerler: e-Arşiv başvurusu ve aktivasyonun tamamlanmasının ardından elektronik fatura için hesabınız aktive edilir. Aktivasyon tarihi sonrasında oluşturduğunuz yeni satış faturalarını Paraşüt üzerinden elektronik olarak göndermeye başlarsınız. 

Daha detaylı bilgi için "Nasıl elektronik fatura gönderilir ve alınır" yazımıza bakabilirsiniz.

e-Arşiv, resmileştirildikten sonra 7 gün içinde iptal edilebilir. Ancak resmileştirilme tarihinin üzerinden 7 gün geçtiyse e-arşiv faturayı iptal etmemeniz önerilir. Bu gibi bir durumda müşterinizin tarafınıza iade faturası kesmesi gerekir.

Müşteriniz bir firma değilse iade faturası kesemeyececeği için Gider Pusulası oluşturmanız gerekmektedir.

Paraşüt üzerinden  "e-arşiv iptali için, e-arşiv görüntüleme ekranını açmanız ve faturanın sağ köşesinde yer alan DÜZENLE butonunun altındaki İPTAL ET kısmına tıklamanız yeterli.

e-Arşiv faturalarınızın sorgulama işlemini GİB'in e-Fatura sitesinden yapabilirsiniz. Bunun için sorgulayacağınız faturanın e-arşiv kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmanız gerekir.

Paraşüt'te, GİB portalda veya bir özel entegratör aracılığıyla hali hazırda e-fatura mükellefi iseniz ve e-arşiv hizmetinden de yararlanmak istiyorsanız  bizimle iletişime geçip e-arşiv başvuru sürecini başlatabilirsiniz.

Henüz bir Paraşüt hesabınız yoksa, Paraşüt'e dakikalar içinde abone olmak ve 14 gün ücretsiz denemek için tıklayın.