Proforma fatura nedir? Nasıl düzenlenir?

Bu yazımızda sıkça karşılaştığımız "Proforma fatura ne demek?" sorusuna yanıt vererek işletmenize faydalı olabilecek bilgileri toplamak istedik. Önce kısa bir tanım ile başlayalım:

 

Proforma fatura nedir?

Proforma fatura, teklif faturasıdır. Herhangi bir mali yükümlülük taşımaz. Ticaret ve Vergi Hukukunda "Proforma Fatura" ile ilgili herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Her firma proforma faturayı kendi ihtiyaçlarına uygun şekilde düzenleyebilir. Ek bir bilgi olarak, dış ticarette kullanılan bu belge türü, uluslararası satış sözleşmesi olarak da nitelendirilmektedir.

 

Proforma fatura ile normal fatura arasındaki farklar nelerdir?

Proforma fatura ile normal fatura arasında temel farklar vardır. İki fatura türünün karışmaması için bu farkları sizin için detaylandırdık.

Özetle; proforma fatura satış öncesinde hazırlanır ve alıcıya bilgi vermeyi amaçlar. Fatura ise satış sonrasında hazırlanır ve alıcıdan ödeme talebinde bulunmak için düzenlenir.

 

Proforma faturanın amacı nedir?

Ön fatura niteliğindeki bu belge, özellikle alım yapılacak durumlarda bir teklife ve planlamaya ihtiyaç duyulacağı zamanlarda kullanılır. Herhangi bir alım için izin, peşinat alınması gereken durumlarda talep edilebilir. Bu fatura türü, satış öncesinde hazırlanır ve müşteriyle paylaşılır.

 

Proforma faturada bulunması gereken bilgiler

Faturanızın üzerine "Proforma Fatura" ibaresi ekledikten sonra aşağıdaki bilgilere yer vererek faturanızı hazırlayabilirsiniz:

"Proforma fatura kimlere kesilir?" diye merak ediyorsanız; Proforma faturayı her ticari işletme kesebilir. Bir mal veya hizmetin teslimatı öncesinde düzenlenen proforma fatura, alıcının hizmete dair tüm detayları inceleyebilmesine olanak tanır.

 

Proforma fatura nasıl hazırlanır?

Geldik, “Proforma fatura nasıl kesilir?” sorusunun cevabına…

Bu tür bir belgeyi hazırlarken belli başlı birtakım kuralları atlamamaya özen göstermeliyiz. Bunlardan ilki, hazırlayacağımız belgenin ne tür bir belge olduğunu belirtmemiz gerektiğidir. Bunun için belgede mutlaka “Proforma Fatura” ibaresine yer vermeliyiz.

Bu belge tipi, diğer fatura türlerine göre biraz daha sade bir yapıdadır diyebiliriz. Hazır bir şablon üzerinden giderek faturayı oluşturabiliriz. Bu noktada antetli kağıt kullanılması gerektiğini de hatırlatalım.

Geldik hangi bilgiyi, sayfanın hangi bölümünde yer vermemiz gerektiğine… Sağ üst köşeye proforma numarası ve tarih yazmalısınız. Sol üst köşede ise önce, satıcı bilgileri (Ad soyadı, unvan ev adres), altına da alıcı bilgileri (Müşteri adı, unvan, adresi) yer almalıdır.

Sayfanın orta kısmında ise, satılacak ürün ve ürüne dair detaylar bulunur. Bu detaylar da, ürün açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranıdır.

Aşağıdaki proforma fatura örneği, hangi bilgilerin nerede konumlanacağını incelemenizde yardımcı olacaktır.

 

Proforma fatura nerede kullanılır?

İthalat ihracat işlemlerinde kullanılması şu şekilde gerçekleşir; ihracatçı tarafından, ithalatçıya verilen teklife ilişkin veya ihracatçı ile ithalatçının anlaşması sonucunda açılacak bir Akreditife esas teşkil etmesi için sevk/yükleme öncesi hazırlanması sırasında kullanılabilir.

İthalatçı, ihracatçının teklifini kabul eder ve bu kabule dayalı olarak bir sipariş geçmek isterse, fatura türünün koşullarını kabul ettiğini belirtilen (Proformadaki teslim tarih-miktar-fiyat opsiyonu) süre içinde beyan etmesi zorunludur. Mal veya hizmet satış aşamasına gelindiğinde ise ticari faturanın düzenlenmesi şarttır. Ticari fatura nasıl doldurulur gibi soruların cevabına ise 10 soruda fatura hakkında her şey! yazımızdan ulaşabilirsiniz.

 

Proforma fatura en sık hangi işlemlerde kullanılır?

Genellikle dış ticaret sektöründe yani ihracat ve ithalatta kullanılır. Bu nedenle, "Uluslararası Satış Sözleşmesi" olarak da bilinir. Çoğunlukla büyük çaplı alım satım işlemlerinde düzenlense de küçük çaplı alışverişlerde de kullanımına rastlamak mümkündür. Buradaki esas nokta, herhangi bir mali yükümlülüğünün olmamasıdır.

Bu noktada "Proforma fatura, fatura yerine geçer mi?" sorusunu da cevaplamış oluyoruz. Mali yükümlülüğü olmadığı, tamamen satıcı ile alıcının kendi tercihlerine göre düzenleyebilecekleri bir belge olduğu için proforma faturanın fatura yerine geçmesi mümkün değildir. Proforma fatura ile faturanın farkı, proformanın resmi bir belge olmamasıdır.

Hatta bu noktada "Teklifte kaşe olmalı mı yoksa olmamalı mı?" sorusu da yanıltıcı olabilir. Hemen açıklık getirelim. Teklifte şart olmasa da kaşe kullanılabilir, fakat keşe kullanılmasından dolayı teklif, fatura yerine geçmez. Teklif kabul edilip gerçek bir satışa dönüştüğü zaman fatura düzenlenmesi gerekir.

 

e-İhracatta proforma fatura nasıl kesilir?

e-İhracat sektöründe sıklıkla karşılaştığımız teklif faturası, ihracatçı ile ithalatçı firma ya da kişiyle anlaşma sağlandıktan sonra hazırlanır. Sevk, yükleme işlemleri ve satış sürecine dair detaylı bilgilere yer verilir. Buradaki önemli nokta, hazırlanan teklifte alıcının ürün, satın alma, ödeme gibi tüm maddeleri detaylandırmasıdır. Bu nedenle yukarıda yer alması gereken bilgilere ek olarak yurt dışı proforma faturalarında şu bilgilerin de bulunması yararlıdır:

Belge, Türkçe hazırlandığı gibi İngilizce de hazırlanabilir. Aşağıda ihracat proforma fatura örneği word dosyası yer almaktadır. Yurt dışı ile bağlantılı bir ticaret söz konusu olduğu için, proforma fatura İngilizce olarak hazırlanmıştır.

 

Proforma Fatura Örneği 

Proforma fatura oluşturmadan önce, ingilizce ve türkçe olarak proforma fatura örneklerine göz atabilirsiniz. 

,

Yukarıdaki proforma örneği Excel üzerinden oluşturulmuştur.

Belge üzerindeki kimimize yabancı kimimize tanıdık gelen temel terimlere burada değinmemiz faydalı olacaktır.

 

Invoice nedir?

Ticaretin başlangıç noktası niteliğindedir ve fatura anlamına gelmektedir. Peki “proforma invoice nedir?” diye soracak olursanız o da, proforma fatura demektir. İş yazışmalarında kısaltma olarak “p/i” şeklinde kullanılır.

Paraşüt ile proforma faturalarınızı kolayca oluşturmak ister misiniz? Paraşüt'ü hemen ücretsiz deneyin, işini daha kolay yöneten Mutlu Patronlar arasına katılın!