Ön muhasebe nedir, nasıl yapılır?

Her zaman şu cümlenin altını çiziyoruz: "Bir işletmenin hayat damarlarından biri kusursuz işleyen bir ön muhasebedir." Peki, ön muhasebe neden önemlidir ve ön muhasebede ne yapılır? İşte cevabı...

Ön muhasebe görev tanımı, en genel ifadeyle bir şirketin finansal yönetimini sağlayacak her türlü veriyi takip etmesidir. İşletmenin nakit parası, müşterileri, stokları, çekleri, faturaları, teklif yönetimi, banka hesapları, senetleri gibi temel unsurlarının kayıtlarını ve bunların hareketlerini takip etmek için kullanılır; şirketin kendi bünyesinde tutulmalıdır.

Bir işletmenin finansal işlemlerinin rutin bir şekilde işleyişi sağlandığı için, öncelikle yoğun dikkat gerektiren bir iştir.

Ön muhasebe görevleri firmanın mali kayıtlarından kasa, çek, banka veya irsaliye gibi günlük rutin işlere, tahsilat işlemlerinden stok takibine kadar pek çok detayı içinde barındırır. Takibin ve titiz çalışmanın öneminin büyük olmasından dolayı, karmaşıklığa mahal vermeden belirli bir düzende gidilmesi şarttır.

Tüm bu görevler bir nevi, "Ön muhasebeci ne iş yapar?" sorusunun cevabı niteliğindedir. Ön muhasebeciler, yetkin olmaları gereken yukarıda bahsettiğimiz pek çok konu ile şirketin en önemli hayat damarlarından biri olma rolünü üstlenirler.

İşletmeleri ilgilendiren en önemli finansal bilgiler bu kapsamda takip edilir. Ön muhasebe kayıtları, bir işletmenin tüm girdi ve çıktılarının belgesi niteliğindedir. Bir işletme sahibi, şirketine fotokopi makinesi almak istediğinde bile önce finansal durumunu kontrol etmelidir. Bu nedenle bu alanda bilgisi kuvvetli olan bir işletme sahibinin finansal operasyonları ile ilgili rutin işleri takip ve kontrol etmesi çok daha kolay olur. Bilgisi yeterli olmayan işletme sahiplerinin yardımına ise, kullandığı ön muhasebe yazılımı koşar. Tıpkı Paraşüt'te olduğu gibi...

Aksi takdirde nakit sıkıntısı yaşayabilir. Bu nedenle işletme sahibinin ihtiyacı olduğu bilgilere anında ulaşabilmesi için ön muhasebesini kendi bünyesinde takip etmesi gerekir.

Ön muhasebe işleri birçok ayrıntıyı içinde barındıran konular bütünüdür. Bu konuların belli başlı bazı işlevleri vardır. Bunları daha yakından inceleyerek "Ön muhasebe ne yapar?" sorunun cevabını birlikte öğrenelim.

Şirketinizin müşteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı cari hesaplarınızdır. Bir başka deyişle, müşteri ve tedarikçilerinizle gerçekleştirdiğiniz tüm ticari faaliyetler cari hesabın konusudur. Her türlü alım satım işlemi, tahsilat ve ödemeler ile borç ve alacak takibi cari hesap takibi kapsamında yapılır. Böylece borç ve alacaklar detaylı incelenerek ödeme ve tahsilat işlemleri için gerekli mutabakatlar eksiksizce gerçekleştirilir.

Satış ve alış işlemlerinizi gerçekleştirirken fatura ve irsaliyelerinizi takip etmeniz çok önemlidir. Bunun düzenli takip edilmesi, ileri vadede işletmenize büyük fayda sağlar.

Ürün alım satımı yapan firmalar için depolarındaki malın takibinin yapılması önemli bir konudur. Stok takibini düzenli olarak yaparak en çok satılan ürünler hakkında firma sahiplerine bir öngörü sağlar.

Depo takibi ile farklı lokasyonlardaki depolara ait ürünlerin stok durumu kontrol edilir. Belirlenen kritik stok seviyesi ile stokta azalan ürünler tespit edilerek müşterilerin hangi ürünlere ilgi gösterip göstermediği analiz edilebilir.

Nakit alışveriş yapmadığınız zamanlarda ödemelerinizi çek veya senet ile almak isteyebilirsiniz. Bu durumda çek ve senetlerinizin takibini yapmanız önemlidir. Eğer size olan borç karşılığında çek alıyor ve müşterinize olan borcunuz karşılığında bu çeki bozdurmadan çek cirolama işlemi yapıyorsanız çek takibi yapmak ekstra önem kazanır.

Senetlerinizi de vade tarihleriyle birlikte takip etmek nakit akışınızı bilebilmeniz için önemlidir.

Çalışanlarınızla olan işlemlerde maaş, avans, prim, yemek kartı, vergi giderlerini takip etmek ve çalışanlarınızın bakiyesini bilerek ödemelerinizi ona göre planlamak önemlidir. Ayrıca, çalışanlarınız şirket adına cepten harcamalar yapıyorsa bunların da ayrıca takibinin yapılması gerekmektedir.

Bankaya yatırılan ve bankadan çekilen paralar, ödenen çekler, yapılan veya gelen havalelerin hepsi nakit akışı kategorisindedir. Şirketinizin nakit akışının yönetilmesi yani kasa/banka hesap takibi büyük bir önem taşır.

Yazımızın bu bölümüne kadar "Ön muhasebede neler yapılır?" sorusunu cevaplamış olduk. Bu sorumuzu da “Paraşüt ile herkes yapabilir” diye cevaplıyoruz. Nedenine birazdan geleceğiz.

Her işletme sahibinin uzmanlık alanı finans olmayabiliyor. Bu durum şirket hesaplarını kendi tutan işletme sahiplerine güçlük yaratarak, finansal takibi doğru bir şekilde yapabilmeyi zorlaştırıyor. Hal böyle olunca "Ön muhasebe kolay mı?" tereddütü oluşabiliyor.

İşletmelerini büyütme hedefine odaklanmak yerine Excel tabloları ile uğraşmak, operasyonel yükü üstlenmek ise hem zaman hem de efor kaybına sebep oluyor.

Fakat, web tabanlı ön muhasebe programı olan Paraşüt ile ön muhasebe uzmanlık gerektirmeden, işlerinizi tıkır tıkır yapmanızı sağlayan bir sisteme dönüşüyor.

Eğer şirket bünyesinde bu alanda bir personel çalıştırıyorsanız da aynı şekilde yapılan işlemlerin kontrolünü sağlamanıza ve otomatik olarak e-postanıza gönderilen haftalık raporlar ile gelir ve giderlerinizin takibini yapmanıza yardımcı oluyor.

Diyelim ki bu işlemler gözünüzü korkuttu ve nasıl baş edeceğim diye düşünmeye başladınız. O halde şimdiye kadar denenmiş geleneksel yöntemlerle "Ön muhasebe nasıl tutulur?" sorusuna cevap verelim.

Bunlardan biri en geleneksel yöntem olan ve bakkal hesabı olarak bilinen “Deftere Yazma” yöntemi. Tüm işlemlerinizi deftere kaydeder ve gerektiğinde tüm vaktinizi ilgili sayfayı bulmakla harcarsınız. İlaveten defterin yırtılma veya kaybolması gibi hiç hoş olmayan ihtimallerden bahsetmeye gerek bile yok. Kulağa çok da mantıklı gelmedi değil mi?

Bir diğer yöntem Excel’e kaydetme yöntemi. Bu yöntemde işin içine formüller ve diğer fonksiyonlar girdikten sonra oldukça karmaşık hale gelmeye başlayabiliyor. İyi bir Excel kullanıcısı değilseniz istediğiniz raporları veya tabloları oluşturmanız saatlerinizi, hatta bazı durumlarda günlerinizi alabilir.

Excel’i yalnızca bilgisayarınızda tutuyorsanız ve herhangi bir yedekleme yapmadıysanız, kaybolması, bilgisayarınızın bozulması ve çalınması durumunda verilerinizi kaybedebilirsiniz.

Büyük miktarda veri ile çalışmanız halinde ise birden çok çalışma sayfasına ihtiyacınız olur ve bu da karmaşık bir hal alabilir. Bu gibi durumlarda üzerinde çalıştığınız dosyanın çok yavaşlaması ya da çökmesi gibi sonuçlarla karşılaşmak kaçınılmazdır. Excel’in bir diğer zorluğu ise daha önce yapmış olduğunuz işlemlerinizi ararken bulmanın hiç de kolay olmamasıdır.

Bu noktada online hizmetlerden de yararlanabileceğinizi aklınızın bir köşesinde olmasını öneririz. e-Muhasebe kavramının gitgide yükseldiği günümüzde, dijital uygulamalar üzerinden hata payının en aza indirilerek işlerinizi yürütmenin kolaylığını da unutmamak gerekir.

Bazı şirketler ise çoğunlukla şirket içinde bir muhasebeciye sahip olduklarından, bir masaüstü yazılım ve bir ön muhasebe elemanı yardımıyla işlerini çözebiliyorlar. Bu durumda yazılımın lisans ücretini, bununla beraber gelecek danışmanlık ücretlerini ve eleman çalıştırmanın getirdiği maliyetleri hesaba katmakta fayda var.

Ön muhasebede işletmelere düşen birtakım görev ve konular vardır. Ön muhasebe ile ilgili bir işletmenin bilmesi gerekenler kısaca şöyledir:

Harcama ve giderlerinizle ilgili tüm evraklarınızın kayıtlarını programınıza işleyin.

Kestiğiniz her faturanın bir kopyası koçanda kalsın ve bir kopyasını klasörde saklayın.

Yapılan sözleşmeleri, damga vergilerinin olup olmadığını da kontrol ederek ayrı bir dosyada takip edin.

Şirketle ilgili önemli evrakları, imza sirküleri, ortakların kimlik bilgileri, vekaletler, Ticaret Sicil evrakları, kira kontratları, vergi dairesi yazışmaları ve sigorta poliçelerini ayrı bir klasörde tutun.

Evrak takibi muhasebenin can damarlarından biridir. Çalıştırılan, işe yeni alınan yada işten ayrılan kişilerin özlük bilgileri, sözleşmeleri, işten ayrılış evrakları ayrı takip edin.

İthalat evraklarını da ayrı takip edin.

Arşivleme önemli, Ticaret Kanununa göre evraklar 10 yıl, vergi kanunlarına göre de 5 yıl saklanmak zorunda. Şirket resmi defterleri ve muhasebe evraklarının arşivi için sistem oluşturun.

Resmi defterlerin takibi de önemli, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Karar Defteri, Ortaklar Pay Defteri vs. gibi.

Demirbaşların ve tedarikçi faturalarının fotokopisini dosyalayın.

Çek, senet ya da banka havalesi ile yapılan ödemelerin makbuzlarını alın.

Demirbaşların garanti belgelerini saklayın.

Fatura, irsaliye gibi belgelerin tarihlerini ve imzalarını kontrol edin.

İrsaliye ile sipariş emrinizi ve faturalar ile irsaliyeleri karşılaştırın.

Alış irsaliyelerinizi saklayın.

Hizmet veya mal teslim alırken kontrol ederek, hatalı, kusurlu, eksik olanları tespit edin.

Buradaki maddeleri incelediğimizde aslında bir ön muhasebecinin bilmesi gerekenleri yanıtlamış oluyoruz.

Ön muhasebe zorlukları olabilen fakat düzenli ve online tutulduğu zaman iş yükünüzü hafifleterek verimliliğinizi artırabilen bir alan. Bu nedenle, ön muhasebenize dair her bir detaya hakim olmanız önemli.

Bunun dışında finans yönetiminde zorlanmamak için finansal verilerini online ön muhasebe programları üzerinden tutmayı tercih eden firmalar da bulunmaktadır. Eğer ihtiyacınız olan kullanımı son derece kolay ön muhasebe yazılımı ise bu noktada, "ön muhasebe programları nelerdir, ne işe yarar?" diye merak edenler için online ön muhasebe programı olan Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz denemelerini öneririz.

Paraşüt, işletme sahiplerinin ön muhasebe işlemleri arasında boğulmadan işlerini düzenli bir şekilde sürdürebilmelerine yardımcı olur; onlara her bir adımını planlayabilmelerine olanak tanır.

Ön muhasebe bilgileri yeterli olmayan, pratik ön muhasebe bilgilerine ihtiyaç duyan işletme sahiplerinin bile kolaylıkla kullanacağı yazılımı sayesinde işlemlerinizi saniyeler içinde gerçekleştirirken, öncelik ve hedeflerinizi yeniden gözden geçirmeniz için zaman yaratır.

Bulut tabanlı bir program olan Paraşüt ile verilerinizin kaybolması, defterinizin zarar görmesi ve Excel tablolarınızın çökmesi gibi sıkıntılar da yaşamazsınız. Ayrıca, internete erişiminiz olan her yerden bilgilerinize erişim sağlayabilirsiniz.

Ön muhasebenin genel muhasebeden farkını merak ediyorsanız, ilgili blog yazımıza da göz atabilir, henüz Paraşüt kullanıcısı değilseniz, Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

Stok yönetimi nedir Nasıl yapılır?

e-Defter Nedir? Avantajları Nelerdir?

e-Fatura nedir?