Mali mühür ve e-imza nedir? Kimler başvuru yapabilir?

Mali mühür, firma olarak sahip olduğunuz kaşenin elektronik forma dönüştürülmüş halidir. Artık pek çok resmi işlemin dijital platformlar aracılığıyla sürdürüldüğü günümüzde, mali mühür de bu değişimin bir parçası olarak karşımıza çıkar. En önemli noktalardan biri de, e-fatura gibi birçok resmi işlemdeki içeriğin gizliliği ve güvenliğini sağlar.

Mali mühür, Tübitak tarafından size ulaştırılır ve USB cihazı görünümüne sahiptir. Elektronik kaşe yerine geçer. Bu anlamda kurumsal bir e-imza çeşididir de denilebilir. Eğer tüzel firma iseniz ve elektronik fatura kullanıcısı olmak istiyorsanız mali mühür başvurusu yapmanız gerekir.

Mali mührü, Kamu SM’nin internet sayfası üzerinden başvuru formunu doldurarak ve mali mühür ücretini TUBİTAK’a ileterek alabilirsiniz. İlgili ödemeyi banka şubelerinden, bankaların internet ya da mobil şubelerinden vergi kimlik numaralarınız ile sorgulatarak yapabilirsiniz.

Paraşüt ile e-fatura kullanmak isterseniz mali mühür başvurunuzu uygulamada yer alan Başvuru Kılavuzu üzerinden ya da direk Kamu Sertifikasyon Merkezi sayfası üzerinden yapabilirsiniz. Başvuru yaptıktan sonra yaklaşık 7 gün içerisinde mühür elinize ulaştırılır.

Mali mührü elektronik fatura başvuru aşamasında firmanızı sisteme tanımlamak amacıyla kullanırsınız. Bu şekilde kurumunuzun bilgileri doğrulanmış olur. Mali mühür, Mali Mühür Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı tarafından oluşturulan sertifikaların, tüzel kişiler ile kurum ve kuruluşların oluşturduğu elektronik fatura ve diğer belgelerin kaynağını, bütünlüğünü ve içeriğini garanti altına alır. Bu belgelerin iletimi ve arşivlenmesi sırasında güvenlik ve gizlilik sağlar.

Kurumun yetkili olarak bildirdiği şahıslar, mali mührün kullanım alanını oluşturur. Fakat, kurum içerisinde yetkili olan kişilerde değişiklik yaşanırsa, ilgili kişilerin yerine atanan yetkililerin kısa süre içerisinde seçilip, yetkili birimlere bildirilmesi gerekir.

Güncel mali mühür ücretleri ise aşağıdaki gibidir:

Mali mühür ve e-imza birbirinden tamamen ayrı olduğu halde genelde aynı şey olarak değerlendirilip karıştırılır. Bu sebeple sizleri mali mühür ve e-imza’nın işlemleri ve kullanım alanları hakkında aydınlatmak isterim.

E-imza ve mali mührün birbirinden ayrı şeyler olduğundan bahsetmiştim. e-İmza’nın mali mühürden en önemli farkı, firma yerine şahsa verilmesidir. E-imza, kişinin ıslak imzası yerine geçer.

Şahıs firması olarak elektronik fatura kullanıcısı olmak istiyorsanız, başvurunuzu mali mühür yerine e-imza ile de yapabilirsiniz. Cihazı, e-imza sertifikası dağıtmaya yetkilendirilmiş olan kuruluşlardan temin edebilirsiniz.

e-İmzanız size akıllı bir kart üzerinden gönderilir. Kullanabilmek için ilk şart, kart sürücünüze yazılımı kurmanızdır. Bunun için de kullandığınız Windows sürümünün 32 bit veya 64 bit olduğunu kontrol etmelisiniz. Şayet, bilgisayarınızda macOS işletim sistemi kullanıyorsanız kurulum için hizmet aldığınız kurum ile iletişime geçmenizi öneririz.

e-İmza kullanabilmeniz için bir diğer şart da, bilgisayarınızda Java uygulamasının kurulu olmasıdır. Java uygulaması yoksa işletim sisteminize uygun Java sürümünü bilgisayarınıza ücretsiz olarak indirebilirsiniz. Java gibi, Net Framework yazılımı da bilgisayarınızda kurulu olmalıdır.

Son olarak e imza cihazının kullanılması için gerekli olan sürücü ve programları bilgisayarınıza kurmalısınız. Bunun için e-imza ile birlikte size gönderilen kılavuz ve medya araçları yardımcı olacaktır.

Tüm bu kurulum süreci tamamlandıktan sonra sıra aktivasyon işlemlerini tamamlamaya gelir. USB bilgisayarınıza takılı iken cihazı çalıştırarak aktivasyonunuzu tamamlayabilirsiniz.

Kamu Sertifikasyon Merkezi sitesi üzerinden belirtilen e-imza ücretleri aşağıdaki gibidir:

Mini kart okuyucu, e-imzanın USB girişi ile bilgisayara takılmasını sağlayan beyaz ya da kırmızı renkli cihazdır.

Mali mühür yenileme işlemleri, sertifika süre bitimine 3 ay kala başlamaktadır. Kamu SM, sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır. Süre bitiminde, yetkililer başvuru talebinde sürecinde gerçekleştirdiği maddeleri tekrarlar.

Bütün bu bilgiler ışığında mali mühür ya da e-imza sahibi olabilirsiniz. İkisi arasındaki farkın ne olduğu ve işlevleri konusunda aklınızdaki soru işaretlerinin aydınlanmış olmasını umuyorum. Bununla birlikte, mali mühür ve e-imza kullanarak Elektronik Fatura başvurusu yapma niyetindeyseniz aşağıdaki ilgili dökümanlarımıza göz atmanızı öneririm.