Maaş Bordrosu Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Maaş bordrosu, işverenin her ay düzenli olarak çalışanlarına ödemesi gereken ücretin ve bu ücret üzerinden yapılan yasal kesintilerin gösterildiği önemli bir belgedir. Bordro, işçi ve işveren arasındaki maaş ödeme sürecini belgelemekle kalmaz, aynı zamanda işçilerin kazançlarını anlamalarına ve haklarını doğru bir şekilde alabilmelerine yardımcı olur. Ancak, "bordro nedir" sorusuyla başlayan bu karmaşık belgeyi anlamak ve hazırlamak bazen zor olabilir.

Gelin, maaş bordrosunun detaylarına birlikte göz atalım. 

"Bordro nedir?" sorusu ile başlayalım. Genel ve kısa tanımıyla bordro, "işveren tarafından her ay işçiye ödenmesi gereken ücretin ve ücret üzerinden yapılan yasal ve özel kesintilerin gösterildiği kıymetli bir evraktır."  

Maaş bordrosu, işverenin işçiye ücret ödeme yükümlülüğünü beyan ettiğini kanıtlayan belge niteliğindedir.

Bordronun işçi ve işveren için de güvence kaynağı olabilmesi için İnsan Kaynakları veya Muhasebe departmanı tarafından hak ediş tahakkukları ile özel ve yasal kesintilerde uygulanan işlemlerin hatasız düzenlenmesi gerekmektedir. Bu nedenle maaş bordrosu hazırlama işlemlerinde titiz bir çalışma yapılması önemlidir.

Kamu görevlileri ve emekliler, maaş bordrolarını e-Devlet üzerinden alabilir.

Özel sektör çalışanlarının ise bordrolarını kurumlarının insan kaynakları birimlerinden talep etmesi gerekir.

Bordro hazırlama, işçi ve işverenden yapılacak olan kesintiler ile iki aşamadan oluşur. Ayrıca, bordroda olması gereken bilgiler de eksiksiz olarak yer almalıdır.  

Ücret pusulası üzerinde bulunması gereken bilgiler şöyle sıralanabilir:

 Ücret bordrosu özel bir şekle sahip olmamakla birlikte, bu bilgilerin tümünün yer aldığı bir belge halinde her ay işveren tarafından oluşturulur. 2 nüsha halinde oluşturulan ücret pusulası, biri işçide, diğeri ise işverende olacak şekilde imzalanıp muhafaza edilir. 

Memur maaşları her ayın 14'ünde yayınlanır ve memurlar bordro hareketlerini görebilirler. Aynı zamanda e-Devlet üzerinden de e-bordro sorgulama işlemlerini gerçekleştirebilirler.

Bordro, işçi ve işveren arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve maaş ödemelerinin belgelendiği önemli bir dokümandır. İşçilere her ay düzenli olarak ödenen ücretin detaylarını içeren bu belge, işçilerin kazançlarını takip etmelerini ve haklarını korumalarını sağlar.

Maaş bordrosu, işçinin aldığı ücretin yanı sıra vergi ve diğer kesintilerin de gösterildiği bir hesap özeti gibidir. Bordroda yer alan terimlerin doğru anlaşılması ve bordronun nasıl hazırlandığının bilinmesi, işçilerin maaşlarıyla ilgili herhangi bir sorunu çözmelerine yardımcı olur. 

"Standart bordro nedir ve nasıl hesaplanır?" konusuna, hesaplamaya ilişkin yasal kesintilerin isimleri ve oranları hakkında bilgiler vererek başlayalım:

 Maaş bordrosunun hesaplanması temel olarak hem işverenden hem de çalışandan yapılan kesintilerin detaylandırılması ile gerçekleşir.

 Maaş bordrosu hesaplamak için şu kesinti unsurları esas alınmalıdır:

İşçiden yapılacak olan kesintiler; 

İşverenden Yapılacak Olan Kesintiler;

Bu kesinti ve ödemelerin dikkate alınarak, her bir işçi için ayrı ayrı maaş bordrosu hazırlanır. İşveren, bu hesaplamaları doğru bir şekilde yapmalı ve bordroları düzenlerken yasal düzenlemelere ve çalışma ilişkisindeki sözleşmelere uygun hareket etmelidir.

Bordro hazırlama süreci oldukça karmaşık olabilir ve yanlış hesaplamalar veya eksik bilgiler, işçi ve işveren arasındaki güveni zedeleyebilir. Bu nedenle, işverenlerin ve muhasebe departmanlarının bordro hazırlama sürecine özen göstermeleri ve gerekli dokümanları titizlikle takip etmeleri önemlidir.

Ücret bordrosu, iş ilişkilerinin adil ve şeffaf bir şekilde yönetilmesini sağlayan önemli bir belgedir ve her iki taraf için de yasal bir zorunluluktur. Bu nedenle, işverenlerin ve çalışanların bordro işlemlerine gerekli özeni göstermeleri, iş ilişkilerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi açısından son derece önemlidir. 

Bordro hazırlanırken dikkate alınacak olan yasal parametreleri gösteren 2025 Yılı Bordro Parametreleri Tablosu şöyledir.

2025 yılı normal çalışan bordro parametreleri (01.01.2025 - 31.12.2025) 

2025 bordro parametrelerini tablolar üzerinden detaylı olarak inceleyebilirsiniz. 

27.12.2024 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan 27.12.2024 tarih ve 32765 sayılı Asgari Ücret Tespit Komisyonu kararıyla, bir günlük normal çalışma karşılığı asgari ücret 866,85 Türk lirası olarak belirlenmiştir.

Asgari Ücret Tespit Komisyonu, milli seviyede tek asgari ücret belirlemiştir. Dolayısıyla yukarıda belirtilen asgari ücret tutarları, yaşa bakılmaksızın bütün çalışanlar için uygulanacaktır.

Bu çerçevede, 2025 yılı başı itibariyle aylık asgari ücret verileri aşağıdaki tabloda yer aldığı şekilde olacaktır.

Yeni asgari ücrete göre, 2025 yılı başı itibariyle asgari ücretin işverene maliyeti aşağıdaki tabloda hesaplanmıştır. 

1 Ocak 2025 tarihi itibarıyla asgari ücrette yapılan artış Ocak ve sonrasındaki istisna tutarlarını da değiştirmiştir.

Asgari Ücret Tespit Komisyonu’nun 27.12.2024 tarihli kararı ile belirlenen asgari ücret tutarları esas alınarak yapılan hesaplama sonucu 2025 yılı için geçerli olan, sosyal güvenlik primi, işsizlik sigortası primi ve sosyal güvenlik destek primine esas kazançların alt ve üst sınırlarına aşağıda yer verilmiştir.

Ücret bordrosu Vergi Usul Kanunu’nun 238. maddesinde düzenlenmiştir. Bu kanuna göre "İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (maaş bordrosu) tutmaya mecburdurlar." Gelir Vergisi Kanunu’na göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.

- 4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesinde "İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır."

- 5510 sayılı kanunun 102. maddesinin alt bendinde "İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda; işyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı, soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur.

Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında, idari para cezası uygulanır.

2025 yılında uygulanacak idari para cezaları 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 102. maddesine göre 2025 yılında uygulanacak idari para cezaları şu şekildedir: 

102-e/5 Maddesi: İbraz edilen aylık ücret tediye bordrosunun, maddede belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmemesi nedeniyle geçersiz sayılması halinde, (tutulan defter türüne göre ibraz etmeme nedeniyle uygulanacak olan ve yukarıda belirtilen toplam idari para cezasını geçmemek üzere) her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık brüt asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır. Her bir bordro için (Asgari ücretin yarısı) 13.002,75 TL

En az 5 çalışanı olan iş yerlerinin ücretleri bankadan yatırma zorunluluğu olduğundan dolayı bu iş yerlerine ait bordroların imzalatılması zorunluluğu bulunmamaktadır.

Ücretlerin elden verildiği işyerlerinde bordroların işçilere imzalatılmaması halinde, herhangi bir SGK tarafından herhangi bir kayıt incelemesi yapılır ve bordro geçersiz sayılır.

Eğer uygulama bu şekilde olmaz ise idari para cezası uygulanacaktır. Bu idari para cezaları her ay için her işçi başına olarak değerlendirilmelidir. 

İşverenin elden ücret ödediği her bir ay için işyerine iki brüt asgari ücret tutarından idari para cezası uygulanır. İdari para cezası, 2025 yılı itibariyle 52.011 TL’dir.  

Peki yasal süreçte ilerlemeyen durumlar için nasıl cezalar uygulanır, cezaya tabii durumlar nelerdir, detaylı inceleyelim.

Ücretlerin elden verildiği işyerlerinde bordroların işçilere imzalatılmaması halinde, herhangi bir SGK tarafından herhangi bir kayıt incelemesi yapılır ve bordro geçersiz sayılır.

Bahsettiğimiz gibi, 5 kişiden az kişinin çalıştığı iş yerlerinde ücretler elden verilebilir ve bu durumda işçilerin bordroyu imzalaması gerekmektedir.

Uygulanacak bu idari para cezası her ay için ayrı ayrı uygulanacaktır.

Yazımızda işyeri çalışan sayısı 5’ten az ise ve elden ücret verilmesine rağmen bordrolar imzalanmamışsa uygulanacak idari para cezasını belirttik.

Ancak, en az 5 çalışanı olan iş yerleri işçilere olan ödemelerinin tamamını bir banka aracılığıyla ödemelidir. İşveren tüm çalışanlarına bir banka kartı çıkararak ödemeleri buradan yapmalıdır.

Söz konusu idari para cezası, 2025 yılı itibariyle 52.011 TL’dir. 

• İşverenin elden ücret ödediği her bir ay için işyerine iki brüt asgari ücret tutarından idari para cezası uygulanır.

• Durum denetim sonucu tespit edilmesi halinde ücret bordroları ve işletmenin tutmuş olduğu yevmiye defteri geçersiz sayılacak ve her bir geçersizlik hali için işyerine yarım asgari ücret tutarında (12 asgari ücret tutarını geçemez) idari para cezası uygulanır.

• İşçilere elden ödeme yapıldığının tespit edildiği yıllar için işyerinin almış olduğu “Asgari Ücret Desteği” iptal edilecek olup, ilgili tutarlar yasal faizi ile SGK’ya geri iade edilir.

Örnek: 6 işçinin çalıştığı iş yerinde ücretler bankadan ödenmiyorsa ve bu durum Sosyal Güvenlik Kurumu veya İŞKUR tarafından tespit edilirse uygulanacak toplam idari para cezası; 6 x 52.011 TL = 312.066 TL olacaktır. Unutulmamalıdır ki, bu idari para cezası ücretlerin bankadan ödenmediği her ay için ayrı ayrı geçerli olacaktır. 

Aşağıdaki örnekte brüt ücretten net ücret için hesaplama örneği gösterilmiştir.

Brüt kazanç toplamı: Brüt maaş + tüm kazançlar ve ek ödemeler

Brüt Ücret: Aylık maaş / 30 gün * çalışanın iş günü

SGK matrahı: Brüt kazanç toplamı - istisnalar (örn. ayni yemek ve yol ödemesi)

SGK prim kesintisi - çalışan payı: Sosyal güvenlik matrahı * 0.14

SGK işsizlik prim kesintisi - Çalışan payı: Sosyal güvenlik matrahı * 0,01

SGK işveren payı: Sosyal güvenlik matrahı * 0.2075

SGK işveren işsizlik payı: Sosyal güvenlik matrahı * 0.02

Kümülatif gelir vergisi matrahı: İlgili ayın gelir vergisi matrahı + önceki aylardan gelen kümülatif gelir vergisi matrahı

Gelir vergisi matrahı: Brüt kazanç toplamı - çalışan sosyal güvenlik kesintisi - çalışan işsizlik kesintisi

Gelir vergisi: Gelir vergisi matrahı * vergi oranı

Gelir vergisi istisnası: Aylık asgari ücret üzerinden hesaplanan gelir vergisi tutarı

Damga vergisi matrahı: Brüt kazanç toplamı

Damga vergisi istisnası: Aylık brüt asgari ücret tutarı

Damga vergisi: Damga vergisi matrahı * 0.00759

Toplam çalışan kesintisi: Toplam SGK prim kesintisi - çalışan payı + gelir vergisi + damga vergisi

Net ödeme: Brüt kazanç toplamı - toplam çalışan kesintisi

Çalışanın kümülatif gelir matrahı tutarı değiştikçe, çalışandan kesilecek olan vergi dilimi oranı da değişmektedir. Bu nedenle, kümülatif gelir vergisi matrahı arttıkça, bordrolardaki vergi oranı da yıl içinde artış göstermektedir. Ocak ayında %15'lik gelir vergisi dilimi ile başlayan bir çalışan, Şubat veya mart ayında alacağı yan haklar veya maaş dışındaki diğer ödemeler ile %20'lik vergi dilimine girebilir. 

Kaynaklar:

*01 Ocak 2025 itibarıyla geçerli olan asgari ücret kararına aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.

https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/12/20241227-7.pdf

*329 No'lu Gelir Vergisi Genel Tebliği için aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.

https://www.gib.gov.tr/node/181591 

– 1982 Türkiye Cumhuriyeti Anayasası – 193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu – 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu – 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu – 6098 Sayılı Borçlar Kanunu – Sosyal Güvenlik Kurumu, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği

Ön muhasebenin pratik yolu, Paraşüt!
İşletmenizin ön muhasebesini kapsamlı bir şekilde tutmak elinizde! Türkiye'nin ilk online ön muhasebe programı Paraşüt'ün sade arayüzü ve kolay kullanımı ile finansal işlemlerinizi rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz. Henüz Paraşüt abonesi değilseniz, uygulamamızı 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.