e-İmza nedir? Nasıl alınır?

Elektronik imza anlamına gelen e-imza, dijital dünyada belgelerin imzalanması, doğrulanması ve paylaşılması için güvenli bir yol sağlar.

e-İmza, elektronik ortamdaki belgelerin güvenli ve yasal olarak kullanılabilmesinin yanı sıra imzalayan kişinin kimliğini doğrulayan ve belgenin değiştirilmediğini garanti eden dijital bir şifreleme yöntemidir. Aynı zamanda, şirketlere hem zaman hem de maliyet avantajı sunar.

“Peki, her belgeyi e-imza ile imzalayabilir miyim?” diye bir soru aklınıza gelebilir. Şöyle söyleyelim, e-imzalar farklı sektörlerde birçok belgenin imzalanması için kullanılabilir.

Örnek olarak; iş sözleşmesi, patent başvurusu, finansal sözleşmeler ve hükümet belgeleri gibi. Blog yazımızın devamında bu konuya biraz daha detaylı gireceğiz. Öncesinde e-imzanın nasıl alınacağından bahsedelim.

e-İmza almak için öncelikle e-imza hizmeti veren Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarına başvuru yapmanız gerekiyor. Güvenli e-imza yalnızca Nitelikli Elektronik Sertifika ile sağlanabiliyor. Bu sebeple e-imzaya başvurularınızı Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun internet sayfasında yer alan kurum veya kuruluşlar aracılığı ile yapabilirsiniz.

Belirtmekte fayda var; Başbakanlık Genelgesi gereğince TÜBİTAK-Kamu Sertifikasyon Merkezi yalnızca kamu çalışanlarına sertifika hizmeti sunar.

E-imza almak için, Nitelikli Elektronik Sertifika sağlayıcılarına (NEHSS) başvuruda bulunmalısınız. Bu hizmet sağlayıcılarının, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu gereğince Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'na bildirimde bulunmuş olmaları gerekir.

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun web sayfasına buradan ulaşabilir, Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı listesine erişebilirsiniz.

Daha önce bahsettiğimiz gibi e-imza, elektronik belgelerin ve dijital iletişimin güvenli bir şekilde yürütülmesi amacıyla kullanılır. Yani, geleneksel ıslak imza olarak da tabir edilen, kâğıt üzerine atılmış imzanın dijital ortama taşınmış halidir.

e-İmzayı bu kadar önemli kılan ise güvenlik sorununu ortadan kaldırması. Peki, nasıl?

e-İmza, e-postalar, elektronik formlar, çevrimiçi başvurular gibi elektronik iletişim süreçlerinde kullanılabilir. İmzalanan iletiler, kimlik doğrulama ve bütünlük sağlama amacıyla kullanıcıların kimliklerini doğrular.

e-İmza, bankalar ve diğer e-ticaret platformlarında kullanılarak, müşterilerin ödeme süreçlerini güvenli bir şekilde tamamlamasını sağlar.

Kamu kurumları ve devlet daireleri, e-imza kullanarak vatandaşlarla elektronik ortamda iletişim kurabilir ve dijital belgeleri hukuki olarak onaylayabilir. Örneğin, e-devlet uygulamaları üzerinden vergi beyanı, seçmen kaydı gibi işlemler e-İmza ile yapılabilir.

Elektronik ortamda yapılan işlemlerin güvenli ve hukuki geçerliliği olması için e-imza kullanılır. “e-İmzanın nitelikleri neler?”sorusunun cevabı için birkaç maddelik yanıtlama yapabiliriz.

e-İmza, belirli bir kişiye ait olduğunu doğrulamak için kullanılan bir kimlik doğrulama mekanizması sağlar. Yani, e-imza sahibinin kimlik bilgileri elektronik olarak doğrulanır ve imzanın geçerliliği sağlanır.

Belge üzerinde yapılan herhangi bir değişiklik e-imza doğrulamasıyla tespit edilebilir.

e-İmza, imzalanan belgenin gizliliğini sağlamaz, ancak imzalama işlemi sırasında kullanılan anahtarlar ve şifreleme teknikleriyle güvenliği artırır. e-İmzanın kullanıcıya ait özel anahtarı, başkaları tarafından erişilemez ve imzanın yetkisiz kullanımını engeller.

e-İmza, bir elektronik belgenin hukuki olarak geçerli bir imza olarak kabul edilmesini sağlar. e-İmza ile imzalanan belgeler, birçok ülkede elektronik imza kanunları tarafından tanınır ve mahkemelerce kabul edilir.

e-İmza ile imzalanan belgelerin takip edilebilmesi sağlanır. İmzanın kim tarafından, ne zaman ve hangi şartlarda atıldığı kayıt altına alınır. Bu da belgeye ilişkin olası tartışmalarda delil sunma imkânı sağlar.

e-İmza başvuru sürecinde ihtiyacınız olacak belgeler şöyle;

T.C. kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve geçerli resmi kimlik belgesinin aslı sunulmalıdır.

Şirket imza sirküleri gösterilmelidir.

Başvuru sahibi, e-imza kullanımına ilişkin taahhütlerini beyan etmek üzere Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesini doldurmalıdır. Bu taahhütname, e-imza kullanımıyla ilgili yasal sorumlulukları ve kullanım şartlarını içerir.

e-İmza hizmet sağlayıcısı tarafından sağlanan başvuru formunu doldurmanız gerekir. Bu form, başvuru sahibinin kişisel bilgilerini, iletişim bilgilerini ve diğer gerekli bilgileri içerir.

2024 yılı e-imza ücretleri henüz açıklanmadı. Açıklandığında blog yazımızda fiyatları güncelleyeceğiz.

2024 e-imza ücretleri ise aşağıdaki gibidir:

e-İmza ve mali mühür, farklı kullanıcı grupları için tasarlanmış elektronik imza çözümleridir. e-İmza, gerçek kişiler tarafından kullanılan bir elektronik imza türü ve ıslak imzanın dijital versiyonudur. Mali mühür ise şirketler tarafından kullanılan bir elektronik kaşe olarak düşünülebilir ve firma kaşesinin elektronik versiyonudur.

Bir şahıs şirketiniz varsa, e-fatura kullanmak için mali mühür yerine e-imza tercih edebilirsiniz.

e-İmzanızı, e-Devlet, KEP, MERSİS, UYAP ve e-Reçete gibi uygulamalarda kullanabileceğiniz gibi hizmet sözleşmeleri, elektronik sözleşmeler ve banka talimatlarında da kullanabilirsiniz.

Ancak, bir tüzel kişiyseniz, e-fatura veya diğer e-belge sistemlerinden yararlanmak için mali mühür kullanmanız gerekir. Mali mühür, tüzel kişilerin resmi mali işlemlerini yapabilmelerini sağlar ve yasal olarak zorunludur.

e-İmzanız size akıllı bir kart üzerinden gönderilir ve bunu kullanabilmeniz için öncelikle kart sürücüsü yazılımını bilgisayarınıza kurmanız gerekir. Windows kullanıyorsanız, hangi sürümü kullandığınızı (32 bit veya 64 bit) kontrol etmelisiniz. İşletim sisteminiz macOS ise kurulum için hizmet aldığınız yerle iletişime geçmeniz önerilir.

e-İmza kullanabilmeniz için bilgisayarınızda Java kurulu olmalıdır. Eğer Java uygulaması yoksa, işletim sisteminize uygun Java sürümünü ücretsiz olarak indirebilirsiniz. Ayrıca, e-imza cihazını kullanabilmek için gerekli olan sürücüleri ve programları da bilgisayarınıza kurmanız gerekir. Bu konuda size gönderilen kılavuz ve medya araçları size yardımcı olacaktır.

Tüm kurulum süreci tamamlandıktan sonra, sıra e-imza aktivasyonunu tamamlamaya gelir. USB bağlantısıyla bilgisayarınıza takılı olan e-imza cihazını çalıştırarak aktivasyon işlemini tamamlayabilirsiniz. Bu adımları takip ederek, e-imzanızı kullanmaya başlayabilir ve dijital dünyada imzalarınızı güvenli bir şekilde atabilirsiniz.

Kamu sertifikasyon merkezinde e-imza şifre değiştirme adımları şu şekilde belirtilmiştir:

Kamu SM Online İşlemler sayfasına bağlanın ve "Giriş" düğmesine tıklayın. E-Devlet Kapısına erişmek için giriş yöntemlerinden birini seçin ve istenen bilgileri doldurun. Giriş yaptıktan sonra NES İşlemleri menüsüne tıklayın ve "Bireysel İşlemleri" bölümüne gitin. Oradan "PIN Oluşturma/Kilit Çözme" düğmesine tıklayın. PIN Kodunu girin ve "PIN Kodunu Değiştir" butonuna tıklayın. Eğer Java programınız yoksa, bilgisayarınız için uygun sürümü ücretsiz olarak indirebilirsiniz.

e-Fatura, e-arşiv, e-ihracat faturası, e-SMM gibi ön muhasebe süreçleriniz için kolaylık arıyorsanız Paraşüt burada. Hemen siz de Paraşüt'ü kart bilgisi vermeden 14 gün ücretsiz deneyebilir, memnun kalırsanız dakikalar içinde abone olabilirsiniz.