e-Faturaya kimler geçmeli? Nasıl geçiş yapılmalı?

Çoğu şirket sahibi için e-fatura mükellefi olup olmadığı, aynı zamanda e-fatura kullandığında hayatlarında neler değişeceği tam bir soru işareti. Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinde kayıtlı olan e-fatura ve e-arşiv kullanıcı sayısı her geçen gün artıyor. Peki, sizin takip etmeniz gereken yol hangisi? e-Faturaya geçmeli misiniz? Yoksa matbu fatura sizin için yeterli mi? Aradığınız cevap yazımızın devamında:

Öncelikle iki tür e-fatura kullanıcısı var diyebiliriz. Birinci tür kullanıcılar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan 509 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğe göre zorunluluk kapsamında e-faturaya geçiş yapan kullanıcılar.

GİB'in yayımladığı yeni düzenleme ile birlikte, 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 1 Temmuz 2024 tarihine kadar e-faturaya geçişi, aynı firmaların 1 Ocak 2025 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçişleri zorunlu tutuldu.

"2025 yılında e-faturaya geçiş hadleri nelerdir?" diye merak edenler olabilir. Ancak 2025 e-fatura geçiş şartları henüz açıklanmadı. Açıklandığında bu yazımızda sizin için güncelleyeceğiz.

Gelir İdaresi Başkanlığı bu zorunluluk grubunu her sene yayınladığı tebliğler ile güncellemektedir. Dolayısıyla her sene belirli bir kısım şirketi zorunlu olarak e-fatura ve e-arşiv kullanımına dahil etmektedir.

Yukarıda belirtilen şartların dışında olan şirketler ise elektronik fatura sistemine kendi tercihleri doğrultusunda geçiş yapabilirler. Her geçen gün daha çok küçük ve orta ölçekli işletme, hem maliyet azaltmak hem de operasyonel kolaylıkları için e-fatura ve e-arşiv kullanmaya başlamaktadır. Yapılan düzenlemeler de bunun bir göstergesi niteliğindedir.

Tebliğdeki yeni düzenlemede e-deftere geçiş ile ilgili önemli nokta:  

Eğer siz de e-fatura mükellefiyseniz takip eden sene içerisinde e-faturaya geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir. GİB Portal, GİB ile Entegrasyon ya da Özel Entegratör seçeneklerini kullanarak başvurunuzu yapabilirsiniz.

İkinci tür e-fatura kullanıcısına gelince bunlar ‘gönüllü’ olarak e-fatura kullanan kesimdir. Bu durumu açıklamak gerekirse, e-faturaya belli bir cironun üzerinde olan firmaların ‘zorunlu’ olarak geçiş yaptığı doğru. Fakat bununla birlikte sadece e-fatura kullanmak zorunda olanlar için geçiş söz konusu değil.

Bu da demek oluyor ki, e-fatura ve e-arşiv kullanmak için herhangi bir ciro kısıtlaması yoktur. Cirosu elektronik faturaya zorunlu geçiş limitinin altında kalan işletmeler de istek dahilinde elektronik fatura kullanıcısı olabilirler. Dileyen her şirket e-fatura kullanıcısı olabilir.

Tıpkı zorunluluk kapsamında olmadan Paraşüt kullanarak e-fatura hizmeti ile tanışan abonelerimiz gibi... Paraşüt bünyesinde e-fatura kullananların neredeyse yüzde 90’ı zorunluluk kapsamına girmemelerine rağmen gönüllü olarak buna geçmiş durumda. Bunun en büyük sebebi, e-faturanın çok ciddi bir maliyet avantajı sağlaması. Bugün matbu faturanın gönderim maliyeti 14-16 TL'yi aşarken e-fatura ile bu rakamı kuruşlar seviyesine kadar indirmek mümkün.

Şu detayı da sizlerle paylaşalım; e-Faturaya geçtiğiniz anda e-fatura kesmeye başlamak zorunda değilsiniz. Yani, e-Faturaya zorunlu geçme tarihinden önce (45 gün öncesine kadar) e-faturaya geçiş işlemlerinizi yoğunluğa kalmadan yapabilir, zorunlu geçiş tarihinde veya 45 gün içerisinde belirlediğiniz bir tarihte geçişinizi başlatabilirsiniz.

Şahıs şirketleri e-fatura kullanabilir, bunun için önlerinde herhangi bir engel yoktur. Ticari firma olarak anonim şirket, limited şirket, gerçek/şahıs şirketi statüsünde bulunan ve e-fatura kullanmak isteyen herkes elektronik fatura uygulamasından yararlanabilir. İster şahıs ister sermaye şirketi olsun bir ciro ya da fatura kesim sınırlaması olmaksızın e-faturaya geçiş yapılabilir.

e-Fatura zorunluluk kapsamında olup olmadığınızı sorgulamak için e-Fatura sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

İstisna: Serbest meslek erbabları e-fatura mükellefi olamaz, sadece karşı taraftan e-fatura alabilirler, e-fatura ve e-arşiv fatura gönderimi yapamazlar.

e-Fatura, e-arşiv, e-defter isimlerini sıklıkla duyduğumuz sistemler. "Peki, bu sistemlerden hangisine geçiş yapmalıyım?" diyor olabilirsiniz.

e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve diğer büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla beyan edildiği bir sistemdir.

e-Arşiv ve e-fatura ise "elektronik fatura sistemi" kapsamında iki fatura türüdür. e-Fatura sistemine geçiş yaptıktan sonra sizin gibi elektronik fatura kullanıcısı olan firmalara gönderdiğiniz fatura türü "e-Fatura", elektronik fatura sistemine kayıtlı olmayan firma ve son tüketicilere gönderilen fatura türü ise ‘"e-arşiv" adını alır. Önceki yıllarda, firma önce e-faturaya kaydını yapıp daha sonra e-arşive geçiş yapabilirdi.

Fakat, GİB tarafından yapılan son düzenleme ile e-arşiv gönderebilmek için zorunlu tutulan e-fatura kullanıcısı olma şartı kalktı. İşletmeler artık özel entegratörler aracılığıyla e-fatura kullanıcısı olma şartı aranmadan e-arşiv fatura düzenleyecek. Paraşüt'te de çok yakın bir zamanda bu gelişmeyle ilgili düzenleme yapılması planlanıyor.

Eğer zorunlu olarak e-faturaya geçiş yapıyorsanız e-defter sistemine de geçiş yapmanız şart. Fakat gönüllü geçiş yapıyorsanız böyle bir zorunluluk bulunmuyor, bu durumda beyanlarınıza eski usül devam edebiliyorsunuz.

“Peki zorunlu değilsem, neden gönüllü olarak e-fatura kullanmalıyım?” diyor olabilirsiniz. Özellikle e-ticaret yapan, kargo ile fatura gönderen, yeni iş kurup fatura ve kağıt masrafından tasarruf etmek isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen işletmeler sağladığı avantajlardan dolayı e-faturayı tercih ediyorlar.

Bunun nedeni, e-faturanın elektrik ortamda hazırlanıp iletilen bir fatura türü olması ve sizi öncelikle kağıt basımından, kullanımından kurtarmasıdır.

Elektronik ortamda iletildiği için e-faturayı kargolamaya gerek kalmaz.

Böylelikle hem zaman kaybetmemiş hem de ödemenizi daha hızlı almış olursunuz. Bu ikisini birleştirdiğimizde, yani kağıt ve kargolama masrafı olmadığı için maliyetinizi düşürmüş olur. Elektronik ortamda saklandığı için dosyalar dolusu fatura arşivlemenize de gerek kalmaz.

Eğer siz de masanızda, dosyalarda ve dolaplarda bulunan yüzlerce kağıt faturadan sıkıldıysanız, işinizde daha düzenli ve hızlı bir faturalama akışı sağlamak, kargo sürecinden kurtulmak ve fatura masraflarınızı azaltmak istiyorsanız işletmeniz için e-fatura sistemini düşünebilirsiniz.

e-Faturaya geçiş yapmanın belli kanalları vardır. Bunlar; GİB Portal, GİB ile Entegrasyon ve Özel Entegratör üzerinden geçiştir.

e-Faturaya başvuracak firmaların Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvurarak mali mühür temin etmeleri gerekir. Şayet şahıs firması iseniz e-imza ile de başvuru yapabilmeniz mümkün. Fakat tüzel firmaların başvurularını mali mühürle yapmaları gerekiyor.

Mali mühür ya da e-imza elinize ulaştıktan sonra GİB başvurunuzu tamamlayarak (bu adımlar GİB Portal özelinde ve entegratörlere göre değişiklik gösterebiliyor) e-faturaya geçişinizi tamamlamış oluyorsunuz.

Yukarıda belirttiğimiz ciroyu geçen firmalar 2023 yılının Temmuz ayına kadar e-faturaya geçiş yapmalıdır. Gönüllü geçiş yapanlar ise sene içinde herhangi bir zamanda geçiş yapabilirler.

Mali mühür/e-imza bekleme süresiyle birlikte en fazla 1-2 hafta içerisinde e-faturaya geçiş yapmış oluyorsunuz. Mali mühür ya da e-imzanız elinizdeyse Paraşüt'te 2 iş günü içerisinde e-fatura ve e-arşiv kullanıcısı olabilirsiniz.

e-Faturaya en kolay yoldan geçiş yapmak için Anahtar Teslim e-Fatura hizmetimizden yararlanabilirsiniz.

Henüz Paraşüt kullanıcı değilseniz, Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.