Tahsilat makbuzunun muhasebe kaydı nasıl yapılır?

Tahsilat makbuzu bir mal ya da hizmet alımına ilişkin olarak yapılan ödemenin belgelendirilmesi için kullanılan resmi bir evraktır. Dolayısıyla tahsilat makbuzu hiçbir zaman fatura yerine kullanılamaz.

Müşteri ve satıcı arasında ödemeden kaynaklı bir husumet söz konusu olduğu zaman, kurallarına uygun olarak düzenlenmiş olan tahsilat makbuzu bu husumeti ortadan kaldırır. Tahsilatı yapan taraf tahsilat makbuzu düzenlerken, ödemeyi yapan tarafın ise tediye makbuzu düzenlemesi gerekir.

Tahsilat makbuzu, işletmelerin veya bireylerin müşterilerinden ya da tedarikçilerinden aldığı ödemeleri resmi olarak belgelendiren bir evraktır. Ürün veya hizmet karşılığında yapılan tahsilatlar için düzenlenerek muhasebe kayıtlarına eklenir ve gerektiğinde hukuki delil olarak kullanılabilir.

Bu makbuz, ödeme işleminin gerçekleştiğine dair yazılı ve resmi bir kanıt olarak muhasebe kayıtlarına eklenir, aynı zamanda yasal süreçlerde delil niteliği taşır. İşletmeler açısından finansal şeffaflık sağlayarak, gelir-gider dengesinin sağlanmasına katkıda bulunur.  

Tahsilat makbuzları, elden yapılan nakit ödemeler, banka havaleleri, çek veya senet gibi ödeme türleri için düzenlenebilir ve her biri, işletmenin mali durumunun doğru bir şekilde takip edilmesine yardımcı olur. Ayrıca, olası bir hukuki ihtilaf durumunda, taraflar arasında güvenilir bir finansal doküman olarak kullanılabilir. 

Tahsilat makbuzu, işletmeler için önemli bir finansal dokümandır ve aşağıdaki amaçlara hizmet eder:

Tahsilat makbuzu, iki nüsha olarak düzenlenmelidir. Şirket kaşesi basılmış ve imzalanmış makbuzun aslı ödeme yapan tarafa teslim edilirken, diğer nüsha tahsilatı gerçekleştiren tarafta saklanmalıdır. 

İşletmeler açısından düzenli bir tahsilat süreci oluşturulması için tahsilat makbuzu üzerinde firma logosu, adres bilgileri ve seri numarası gibi detaylar yer almalıdır.

Tahsilat makbuzunun yasal olarak geçerli sayılabilmesi için şu bilgileri içermesi gerekir:

1. Makbuz Numarası: Her tahsilat makbuzu, takip edilebilirliği sağlamak için benzersiz bir numara ile düzenlenmelidir.
2. Tarih: Ödemenin yapıldığı gün belirtilmelidir.
3. Ödemeyi Yapan Kişi veya Kurum Bilgileri: Ödeme yapan kişinin adı, soyadı veya kurum adı yazılmalıdır.
4. Ödemeyi Alan Kişi veya Kurum Bilgileri: İşletme veya kişi adına tahsilatı yapanın bilgileri yer almalıdır.
5. Tahsilat Tutarı: Alınan ödemenin miktarı hem rakamla hem de yazıyla belirtilmelidir.
6. Ödeme Türü: Nakit, çek, havale veya EFT gibi ödeme şekli belirtilmelidir.
7. Ödemeye İlişkin Açıklamalar: Ödeme hangi hizmet veya mal karşılığında yapıldıysa belirtilmelidir.
8. Çek ile Ödeme Durumunda: Çek numarası ve ait olduğu banka bilgileri eklenmelidir.
9. İmza ve Kaşe: Tahsilatı yapan kişi veya işletme yetkilisinin imzası ve işletmenin kaşesi eklenmelidir.
10. Makbuzu Alan Kişinin İmzası: Makbuzu alan kişi, bilgilerin doğruluğunu kabul ettiğini gösteren imzayı atarak belgeyi resmi bir evrak haline getirir.

Tahsilat makbuzunun orijinali müşteriye verilirken, bir sureti tahsilatı gerçekleştiren taraf tarafından saklanmalıdır. Bu sayede hem muhasebe kayıtlarında düzen sağlanır hem de ileride ortaya çıkabilecek olası anlaşmazlıklar önlenmiş olur. 

Fatura almak zorunda olan birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, serbest meslek erbapları, kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlar, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler ve vergiden muaf esnafların, kendi aralarında ve teşvik zorunluluğu kapsamında olmayanlarla (örneğin nihai tüketiciler) yapacakları her türlü alışveriş için tahsilat makbuzu düzenlemesi gerekir ki tahsilatın yapıldığı imzalanan bir resmi belge ile güvence altına alınsın.

Bir mal ya da hizmet satışına ilişkin satıcı tarafından tahsilat yapıldığı zaman tahsilat makbuzu düzenlenir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta tahsil edilen bedeldir.

Vergi Usul Kanunu'nun 232. maddesi gereği, 2025 yılında 9.900 TL ve üzeri tahsilatlar için fatura düzenlenmesi zorunludur. Bu nedenle, bu tutarın üzerindeki tahsilatlar için tahsilat makbuzu yerine fatura düzenlenmelidir.

Aksi takdirde tahsil edilen tutarın %5’i kadar vergi kanunları uyarınca özel usulsüzlük cezası düzenlenir. Ancak kesilen bu ceza için bir üst limit mevcuttur. Ödeme tutarı her ne olursa olsun, kesilecek bu ceza tutarı 2025 yılı için 14.000 TL’den az olmamak üzere, belgedeki meblağın %10’u oranında belirlenmiştir. (Ceza tutarı her sene güncellenmektedir.)

Yapılan tahsilat için fatura değil de yazar kasa fişi düzenlenmiş ise, tahsilat kredi kartı ile yapılmış ve ödemeye ilişkin slip saklanılmış ise, banka ya da benzeri finans kuruluşu ya da posta idaresi kanalı ile tahsilat yapılmışsa ayrıca tahsilat makbuzu düzenlenmesine gerek yoktur.

Fatura tarihi ile tahsilat tarihi aynı olabilir ya da tahsilat, fatura düzenlendikten sonraki bir tarihte de yapılabilir. Fatura tarihi ne olursa olsun, tahsilat makbuzu tahsilat yapıldığı tarihte düzenlenir.

Tahsilat makbuzunda doldurulması gereken alanlar kesik çizgiler halinde boş bırakılır ve bu bilgiler makbuzu düzenleyen tarafından doldurulur. Tahsilat makbuzunda ödemeyi yapan kişinin bilgilerin doğruluğunu kabul ettiğinin ve ödemeyi yapmış olduğunun ispatı için kaşe ve imzasının olması gereklidir.

Aynı şekilde tahsilatı yapan ve belgeyi düzenleyen tarafın da kaşe ve imzasının tahsilat makbuzu üzerinde olması gereklidir. Her iki tarafta tahsilat makbuzu üzerinde uygun bir yere kaşe-imza yapmalıdır.

Tahsilat makbuzu iki nüsha olarak tanzim edilir. Bir nüsha ödemeye yapana verilirken diğer nüsha ise düzenleyen tarafta kalır. Tahsilat makbuzu düzenlerken sıra numaraları tarihsel olarak birbirini takip etmelidir. Örneğin, makbuz koçanında yer alan 210 numaralı tahsilat makbuzunu 16/06/2020 tarihi için düzenlediyseniz, 211 numaralı makbuzu bu tarihten sonraki tahsilat için kullanmalısınız.

Aksi takdirde, usulsüzlük cezası ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Bir diğer nokta ise birden fazla cilt tahsilat makbuzunuz varsa bir cilt bitmeden diğerine geçmemeniz gerektiğidir. Tahsilatı yapan ve ödemeyi yapan her iki tarafın da tahsilat makbuzlarını muhasebe departmanlarına iletmesi gerekir. Bu sayede tahsilat makbuzu muhasebe kayıtlarına alınması sağlanır.

Tahsilat makbuzunda yer alan bilgilerde bir yanlışlık olduğu anlaşılırsa düzenlenen tahsilat makbuzu iptal edilmelidir. Bu durumda ilgili sıra numarasına ait tahsilat makbuzunun iki nüshası makbuz koçanı içerisinde birbirine zımbalanır ve makbuz üzerine sağ üst köşeden sol alt köşeye kadar iki çizgi çekilerek, çizgilerin arasına iptal yazılması gerekir. 

Tahsilat makbuzu koçanlar halinde matbaada şirkete özel olarak hazırlanabileceği gibi kırtasiyeden de satın alınabilir. Her iki durum için de noter onayı gerekli değildir. Noter onayı kırtasiyelerden satın alınan faturalar için gerekli bir durumdur.

Tahsilat makbuzu ister kırtasiyeden alınsın ister matbaada hazırlatılsın asgari olarak aşağıdaki bilgileri taşımalıdır:

Eğer matbaada hazırlatılırsa bu bilgilere ek olarak firma logosu, adres bilgileri matbu olarak belirtilebilir.

Fatura tarihi ile tahsilat tarihi aynı olabilir ya da tahsilat, fatura düzenlendikten sonraki bir tarihte de yapılabilir. Fatura tarihi ne olursa olsun, tahsilat makbuzu tahsilat yapıldığı tarihte düzenlenir.

Tahsilat makbuzunda doldurulması gereken alanlar kesik çizgiler halinde boş bırakılır ve bu bilgiler makbuzu düzenleyen tarafından doldurulur. Tahsilat makbuzunda ödemeyi yapan kişinin bilgilerin doğruluğunu kabul ettiğinin ve ödemeyi yapmış olduğunun ispatı için kaşe ve imzasının olması gereklidir.

Aynı şekilde tahsilatı yapan ve belgeyi düzenleyen tarafın da kaşe ve imzasının tahsilat makbuzu üzerinde olması gereklidir. Her iki tarafta tahsilat makbuzu üzerinde uygun bir yere kaşe-imza yapmalıdır.

Tahsilat makbuzu iki nüsha olarak tanzim edilir. Bir nüsha ödemeye yapana verilirken diğer nüsha ise düzenleyen tarafta kalır. Tahsilat makbuzu düzenlerken sıra numaraları tarihsel olarak birbirini takip etmelidir. Örneğin, makbuz koçanında yer alan 210 numaralı tahsilat makbuzunu 16/06/2020 tarihi için düzenlediyseniz, 211 numaralı makbuzu bu tarihten sonraki tahsilat için kullanmalısınız.

Aksi takdirde , usulsüzlük cezası ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Bir diğer nokta ise birden fazla cilt tahsilat makbuzunuz varsa bir cilt bitmeden diğerine geçmemeniz gerektiğidir.

Tahsilatı yapan ve ödemeyi yapan her iki tarafın da tahsilat makbuzlarını muhasebe departmanlarına iletmesi gerekir. Bu sayede tahsilat makbuzu muhasebe kayıtlarına alınması sağlanır.

Tahsilat makbuzunda yer alan bilgilerde bir yanlışlık olduğu anlaşılırsa düzenlenen tahsilat makbuzu iptal edilmelidir. Bu durumda ilgili sıra numarasına ait tahsilat makbuzunun iki nüshası makbuz koçanı içerisinde birbirine zımbalanır ve makbuz üzerine sağ üst köşeden sol alt köşeye kadar iki çizgi çekilerek, çizgilerin arasına iptal yazılması gerekir.

Yukarıda da belirttiğimiz üzere tahsilat makbuzu hiçbir zaman fatura yerine geçmez, sadece yapılan tahsilatı belgelendirmek için kullanılır. Bu nedenle tahsilat makbuzuna ilişkin bedelin gider olarak muhasebe kayıtlarına alınması söz konusu değildir. Gider kaydının sadece fatura ve fatura yerine belgeler ile yapılması mümkündür.

Tahsilat makbuzu düzenlendiğinde makbuzu düzenleyen tarafından yapılması gereken muhasebe kaydı aşağıdaki gibi olmalıdır:

Tahsilat makbuzu düzenlendiğinde ödemeyi yapan tarafından yapılması gereken muhasebe kaydı aşağıdaki gibi olmalıdır:

Gerek Ticaret Kanunumuzda gerekse Vergi Usul Kanunumuzda faturanın tanımı yapılmış ancak açık ve kapalı fatura terimlerine ilişkin bir açıklamaya yer verilmemiştir. Bu terimler tamamen ticari hayatın akışı içerisinde ortaya çıkmış ve yargıya intikal edilen durumlar için karine gözüyle bakılmıştır.

İlgili kanunlara göre fatura üzerinde faturayı düzenleyen tarafından kaşe vurulması ve imzalanması şekil şartıdır. Eğer kaşe, faturanın üst tarafına vurulursa ticari hayat içerisinde bu durum açık fatura olarak tabir edilir ve bedelinin tahsil edilmediği anlamına gelir. Eğer kaşe-imza faturanın ortasına ya da alt tarafında uygun bir yerlere yapılmışsa yine ticari hayat içerisinde buna kapalı fatura denir ve fatura bedeline ilişkin tahsilatın fatura düzenlendiği anda yapıldığı anlaşılır.

Açık - kapalı fatura kanunlarda tanımlanmadığı için bu konuda tahsilat makbuzu düzenlenip düzenlenmemesi gerektiği de net olarak belirtilmemiştir. Şahsi görüşüm fatura açık olarak düzenlense de kapalı olarak düzenlense de tahsilat makbuzu tanzim edilmesi yönündedir. Nitekim yargıya intikal eden durumlarda mahkeme ilk olarak bedelin tahsil edilip edilmediğine dair belge istemekte, eğer böyle bir belge mevcut değilse karineleri değerlendirmektedir.

Bu noktada fatura bedeli peşin olarak ödenmiş ancak kapalı olarak düzenlenmesi gerekirken sehven açık olarak düzenlenmiş ve tahsilata ilişkin bir belgesi olmayan durumlarda mahkeme aynı faturanın bedelini mükerrer olarak ödetebilir. Böylesi bir riski almamak adına fatura açık da olsa kapalı da olsa tahsilat makbuzu düzenlenmesini öneririm.

Avukatlar, danışmanlık veya dava hizmetleri karşılığında tahsilat makbuzu düzenleyebilir. Bir örnek aşağıdaki gibidir:

Avukat Adı: [Avukat Adı Soyadı] 
Müvekkil Adı: [Müvekkil Adı] 
Tahsil Edilen Tutar: 5.000 TL 
Hizmet Açıklaması: Hukuki Danışmanlık Ücreti 
Ödeme Yöntemi: Havale 
İmza: [Avukat İmzası] 

Paraşüt, işletmelerin tahsilat makbuzu düzenleme süreçlerini dijital ortama taşıyan bir platformdur. Kullanıcılar, Paraşüt aracılığıyla kolayca tahsilat makbuzu oluşturabilir, muhasebe sistemine entegre edebilir ve işlemlerini daha hızlı yönetebilirler.

Tahsilat makbuzu, işletmelerin finansal yönetiminde kritik bir rol oynayan bir belgedir. Doğru düzenlenmesi ve muhasebeleştirilmesi hem yasal zorunluluklara uyum hem de işletmenin finansal güvenliğini sağlamak açısından önemlidir. 

Paraşüt'ü incelemek ve e-fatura ve e-arşiv ihtiyaçlarınızı kolayca karşılamak isterseniz, tek yapmanız gereken 14 günlük deneme sürenizi başlatmak.