İşletme defteri nedir? Kimler işletme defteri tutabilir?

İşletme defteri ikinci sınıf tüccarların ekonomik faaliyetlerini izledikleri defterdir. İşletme hesabı defteri, muhasebede basit usule göre tutulur. Tüccarların bulunduğu kategoriye göre tuttuğu defter türü de değişiklik gösterir.

İşletmeler, Vergi Usul Kanunu’nun 177. Ve 178. maddesine göre birinci ve ikinci sınıf tüccar olmak üzere iki kategoriye ayrılırlar. Birinci Sınıf Tüccarlar bilanço esasına göre kayıt tutarken İkinci Sınıf Tüccarlar işletme hesabına tabi olup işletme defteri tutarlar. Bir başka deyişle birinci ve ikinci sınıf mükelleflerin dosyaları birbirinden farklıdır.

Birinci sınıf tüccarlar, bilanço esasına uygun olacak şekilde kayıt tutmalılardır. İşletme defteri yukarıda da ifade edildiği gibi ikinci sınıf tüccarlar tarafından tutulur ve bilanço defterlerinin aksine, tek taraflı kayıt sistemine dayanır. Giderler ve gelirler defterin ayrı sayfalarına kaydedilir.

Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan ya da isteğe bağlı olarak bu yöntemi tercih eden tüm mükellefler, e-Fatura geçiş limitlerinden bağımsız olarak, 1 Ocak 2025 itibarıyla e-Defter uygulamasına geçiş yapacak.

Aynı zamanda, işe yeni başlayanlar, sınıf değişikliği yapanlar, yeni mükellefiyet kazananlar ve vergi muafiyeti sona erenler de bu tarihten itibaren e-Defter tutmaya başlayacak.

Bu sayede, manuel defter tutma dönemi sona ererken, kebir ve yevmiye defterlerinin noter tasdik gerekliliği de ortadan kalkacak.

Mükelleflerin, e-defter ve berat dosyalarını aşağıdaki süre zarfında oluşturmaları gerekir.

Yılın son ayına ait e-Defter dosyaları;

Geçici Vergi Dönemi Tercihi:

- İsteğe bağlı olarak mükellefler, her geçici vergi dönemi için e-defterlerini ayrı ayrı düzenleyebilir.  Bunu için hesap döneminin ilk ayında tercihin bildirilmesi gerekir. Yükleme sürelerine ilişkin detayları aşağıdaki tabloda belirttik.

Yazılım Firmalarına Yönelik Düzenleme ve Yaptırımlar

Tebliğ kapsamında, Vergi Usul Kanunu'na aykırı davranan uyumlu yazılım firmalarına eksikliklerini gidermeleri için süre tanınacağı açıklandı. 

Eksiklikleri gidermeyen firmaların yazılım uyumluluk onayları iptal edileceği; onayı iptal edilen firmaların ise 1 yıl boyunca yeni başvuru yapamayacakları açıklandı.

Yürürlük Tarihleri

Elektronik Defter Genel Tebliği’nde (Sıra No: 1) Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 5) içerisinde 1., 2. ve 3. maddeler, 1 Ocak 2025'te yürürlüğe girecek.

Diğer maddeler ise tebliğin yayımlandığı gün itibarıyla (8 Kasım 2024) yürürlüğe girmiştir. 

2025 yılı verileri belirlendikten sonra bu yazıda güncelleme yapılacaktır.

İkinci Sınıf Tüccar olarak kabul edilmek ve işletme defteri tutabilmek için aşağıdaki işlem hacimlerinin aşılmaması gerekir: 

Belirtilen bu hadler her yıl için Maliye Bakanlığı tarafından yeniden belirlenir.

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar için sınıf değiştirme mümkündür. Birinci sınıfken ikinci sınıfa geçmek için iş hacminde aşağıda belirtilen oranlarda azalma olması gerekir.

Birinci sınıf tüccarken bir hesap döneminin iş hacmi yukarıda yazılı hadlerden % 20'yi aşan bir nispette düşük olursa veya arka arkaya üç dönemin iş hacmi yukarıda yazılı hadlere nazaran % 20'ye kadar bir düşüklük gösterirse bu durumda bilanço esasına tabi iken işletme esasına tabi olmak mümkündür.

01/01/2019 tarihine kadar işletme defterleri kağıt üzerinden tutulmaktaydı ancak bu tarihten sonra işletme defterleri elektronik ortama taşınarak “Defter Beyan Sistemi”ne dahil edilmiştir. 

2022 satış hasılatı 3 milyon ve üzeri olan işletmeler ise 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-deftere geçiş yapmak zorundadır.

Bu sebeple işletme defteri tutmakla yükümlü olan mükellefler belirtilen tarihten önce gerekli başvuruları yaparak işletme defterlerini elektronik olarak tutmakla yükümlüdürler.

Serbest meslek kazanç defteri yanında işletme hesabı esasına göre defter tutanlar açısından ise 1/1/2018 tarihinden itibaren işletme defterleri elektronik ortamda tutulmaya başlanmıştır.

Defter-Beyan Sistemini kullanmak mecburiyetinde olmakla birlikte tebliğde öngörülen süreler içerisinde başvuru yapmayan, başvuru yapmakla birlikte belirlenen süreler dâhilinde kayıt yapma, defter tutma, beyanname, bildirim ve dilekçe gönderme, belge düzenleme ve benzeri yükümlülüklerini yerine getirmeyen mükelleflere Vergi Usul Kanunu’na göre ilgili ceza hükümleri uygulanır.

Başvuru sonrasında yapılacak ilk aşama https://www.defterbeyan.gov.tr/ adresine girilerek başlangıç ekranındaki Mükellefiyet Bilgileri, Gelir Unsurları, Vergi Kodu-Türü, Defter Bilgileri, Mükellefiyet Bilgileri, Meslek Mensubu Bilgileri vb kontrol edilmesi gerekmektedir. Bilgilerinde hata olan mükelleflerin gerekli güncellemeyi sistem üzerinden yapmaları gerekmektedir.

Defter-Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde, ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde ise kullanmaya başlamadan önce, Başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı Vergi Usul Kanunda öngörülen tasdik hükmündedir.

Defterlere ait oldukları takvim yılının son ayını takip eden dördüncü ayın sonuna kadar Başkanlık tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır.

Elektronik ortamda tutulan işletme defterlerinin açılış ve kapanış tasdiki için notere ibraz edilmesi gerekmemektedir. 01/01/2019 tarihinden önce kağıt ortamda tutulan defterlerin tasdikleri noterler tarafından yapılmaktaydı.

Defter-Beyan Sistemini kullanan mükellefler Sistem dışında kâğıt veya elektronik ortamda kayıt yapamaz, defter tutamaz ve Sistem harici yollarla kâğıt veya elektronik beyanname gönderemezler.

Bu mükellefler Sistem haricinde kâğıt veya elektronik ortamda kayıt ve defter tutmaları halinde, hiç kayıt ve defter tutmamış sayılacakları gibi Defter-Beyan Sistemi dışından gönderecekleri beyannameler hiç verilmemiş kabul edilir.

Söz konusu kayıt ve işlemlerin yapılmamış, defterlerin tutulmamış ve beyannamelerin verilmemiş sayılması nedeniyle mükelleflere Vergi Usul Kanununa göre ilgili ceza hükümleri uygulanır.

Defter Beyan Sistemine dahil olan mükellefler beyannamelerini yine Defter Beyan Sistemi üzerinden hazırlarlar ve onaylarlar.

Gelir ve Giderler:Mükellefler bir yıl içerisinde katlandıkları giderleri ve elde ettikleri gelirleri işletme defterinin ayrı bölümlerine kaydederler. Kayıt esnasında KDV tutarları defter üzerinde ayrıca gösterilir.

İşçilik ücretleri de defterin giderler bölümünde gösterilmelidir. Bordro kaydı sırasında sadece brüt ücret ve işveren maliyetleri işletme defterine kaydedilir.

Mal Alım Satımları: İşletme hesabına göre defter tutan mükellefler mal alımlarını defterin gider tarafına satışlarını ise gelir tarafına kaydetmelidirler. İşletme defteri tutan mükelleflerden sadece mal alım ve satımı yapanlar hesap dönemi sonunda ticari malları için envanter çıkarmak zorundadır. Yani diğer bir deyişle, ellerinde bulunan ticari malları hesap dönemi sonunda sayarak fiili envanter oluşturmalı ve bunları kayıtlardaki mal mevcudu ile mukayese etmelidirler.

Sayım ile belirlenen mal mevcudu maliyet fiyatı ile değerlenerek dönem sonu mal mevcudu elde edilir ve bulunan bu tutar aynı zamanda sonraki dönemin dönem başı mal mevcudunu gösterir. Dönem içinde alınan ticari mallar gider bölümüne satılan ticari mallar ise gelir bölümüne kaydedilir. Yine aynı şekilde alış ve satış iadeleri de işletme defterine kaydedilmelidir. Mal alım satım ve iade kayıtları esnasında KDV tutarları defter üzerinde ayrıca gösterilir.

Amortismanlar: Amortismana tabi olan kıymetler işletme defterine alım bedelleri ile kaydedilmezler. Ancak bunlar üzerinden yasal oranlara göre hesaplanan amortisman tutarları işletme defterine gider olarak kaydedilir. İşletme defterinde sadece normal usulde amortisman ayrılır.

Elektronik işletme defterine gelir ve giderler ekranın sol tarafından bulunan gelir ekle ve gider ekle modülleri kullanılarak yapılır. Yine işçilik ücretleri gider ekle modülünden kaydedilir. Bu modüllerde hangi bilgilerin kayıt için gerekli olduğu ayrı kutucuklar halinde belirtilmiştir. Kayıt için mükelleflerin bu kutucukları ellerindeki fatura ve benzeri belgelere göre doğru olarak doldurması beklenilir. Yine elektronik sistemde Sabit Kıymet Yönetimi ve Stok Yönetimi modülleri ile sabit kıymetlerin ve stokların elektronik ortamda işletme defterine kaydı yapılır.

Elektronik ortamda işletme defterine kayıt usullerinin detayı için ilgili adresteki kılavuzdan yararlanılabilir.

Bu sorunun cevabını aşağıdaki işletme defteri örneği üzerinden anlatalım. Siz de işletme defteri düzenlemek isterseniz örnekteki gibi bir tablo çıkarabilirsiniz.

Vergi Usul Kanununa göre işletme hesabı esasına göre defter tutanlar her hesap döneminin sonunda işletme hesap özeti çıkartarak kar-zarar durumlarını görürler.

Son olarak gelir ve gider bölümlerinin genel toplamı alınarak Kâr/Zarar rakamına ulaşılır. Unutulmaması gereken bir nokta ise işletme hesap özetinin yıl sonu envanteri yapıldıktan sonra hazırlanması gerektiğidir.

Defter Beyan Sisteminde işletme hesap özeti sistem tarafından otomatik olarak üretilmektedir. Sistem üzerinden işletme defterlerinin görüntülenmesi, yazdırılması veya çeşitli dosya formatları ile bilgisayara indirilerek kaydedilmesi mümkün olmakla birlikte, bu şekilde kaydedilmiş olan defterlerin hukuki geçerliliği bulunmamaktadır.

Sistem üzerinden tutulan defter ve kayıtların muhafaza yükümlülüğü başkanlığa aittir. Başkanlık mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından girilen kayıtları ve bu kayıtlardan hareketle oluşan defterleri elektronik ortamda muhafaza edecek ve mükelleflerin kullanımına hazır halde bulunduracaktır.

Defter-Beyan Sistemini kullanan mükelleflerin ölümü veya gaipliği, mükellefiyetinin sonlandırılması/terkin edilmesi hallerinde, ölüm/gaiplik kararı tarihi ile sonlandırma/terkin tarihinden itibaren Defter Beyan Sistemi üzerinden kayıt yapamazlar, defter tutamazlar ve beyanname veremezler.

Ancak; sonlandırma/terkin tarihine kadar yapılması gereken işlemler ve onların gerektirdiği yükümlülükler (örneğin geçici vergi beyannamesinin ya da yıllık beyannamenin verilmesi gibi) yerine getirilebilir. Bununla birlikte geçmiş dönemlere ilişkin bilgilerin görüntülenmesi amacıyla Sistem sonlandırma/ terkin tarihinden itibaren de kullanılabilir.

Kaynak: 486 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunun Genel Tebliği