e-Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?

EBYS, belgeleri dijital ortamda düzenleme, arşivleme ve güvenli bir şekilde yönetme imkanı sunan bir sistemdir. EBYS açılımı ise Elektronik Belge Yönetim Sistemidir.

EBYS ile fiziksel evrak yükünden kurtulmakla kalmaz, aynı zamanda belgelerinizi hızlıca bulabilir ve paylaşabilirsiniz. EBYS’nin sunduğu avantajlar, iş süreçlerini verimli hale getirirken, güvenli dijital arşivleme özellikleriyle de belgelerin korunmasına yardımcı olur. 

“EBYS sistemi nedir?” sorusuna yanıt olarak, bu sistemin temel işlevinin belgelerin dijital ortamda güvenli bir şekilde yönetilmesi olduğunu söyleyebiliriz. 

Belge yönetim sistemi, belgeleri elektronik ortama aktararak kurumların fiziksel evrak ihtiyacını azaltır ve arşivlemeyi kolaylaştırır. E-belge sistemi belgelerin dijital ortamda kaydedilmesini, düzenlenmesini ve arşivlenmesini mümkün kılar. Kullanıcılar, belge oluşturduktan sonra dijital imza ve onay süreçlerinden geçirerek güvenli bir şekilde saklayabilirler. 

Peki EBYS nasıl kullanılır? EBYS kullanımı, kullanıcı dostu bir ara yüz üzerinden belgelerin ilgili birimlere yönlendirilmesi, onay süreçlerinin dijital olarak tamamlanması ve belgenin arşive kaldırılması gibi adımlardan oluşur. Böylece belgeler, gerektiğinde hızlıca erişilebilecek şekilde sistemde yer alır.

Elektronik belge yönetim sisteminin faydaları arasında öncelikli olarak kurumlara sunduğu verimlilik ve güvenliği sayabiliriz. Ancak EBYS’in faydaları sadece bunlarla sınırlı değildir. Gelin EBYS avantajlarını detaylı olarak inceleyelim. 

Hızlı Erişim ve Belge Paylaşımı: Belgelerin her an ulaşılabilir olması, işlem hızını artırır ve iş birliğini kolaylaştırır. Bu sayede iş süreçleri hızlanır ve zamandan tasarruf edilir.

Bilgi Güvenliği: Yetkilendirme seçenekleri ile belgeler yalnızca yetkili kişilerce görüntülenebilir; böylece güvenlik sağlanır.

Otomatik Yedekleme: Sistem, belgelerin otomatik olarak yedeklenmesini sağlar, böylece veri kaybı riski azalır.

Arşiv Kolaylığı: Belgeler kolayca sınıflandırılıp yönetilebilir. Hem fiziksel belge kayıpları önlenir hem de  belge erişimi pratik hale gelir.

Düşen Maliyetler: Belgelerin dijital ortamda tutulması, arşiv maliyetlerini düşürür.

e-İmza Sürecinin Hızı: EBYS e-imza ile imzalama ve onay süreçleri dijital olarak hızlı ve güvenli bir şekilde tamamlanır.

Elektronik belge yönetim sistemi EBYS dijital ortamda belge yönetimini kolaylaştıran ve verimliliği artıran bir sistemdir. Ancak, EBYS zorunluluğu her kurum için geçerli değildir. Özellikle kamu kurumları ve e-devlet ile entegre çalışan kuruluşlar, dijital belge yönetimi için EBYS sistemini kullanmak zorundadır.

Bununla birlikte, belirli büyüklükteki şirketler ve ticaretin dijitalleşmesiyle ön plana çıkan sektörler rekabet güçlerini koruyabilmek ve büyümeye devam etmek için bu sistemi kullanmaya mecburdur. 

EBYS ile belgeler, sistemin sağladığı arşivleme özellikleri sayesinde çeşitli kategorilere ayrılabilir ve kolayca depolanabilir. Sisteme yüklenen belgeler, belirli bir düzende sınıflandırılır ve tarihsel sıralamaya göre arşivlenir. 

Evet, EBYS ve e-imza uyumlu bir şekilde çalışır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi, dijital belgelerin imzalanması ve onaylanması için e-imza ile entegrasyon sağlar. Bu entegrasyon, belgelerin güvenli bir şekilde imzalanmasını ve onaylanmasını mümkün kılar.

Ayrıca, e-imza sayesinde belgeler, fiziksel imzaya ihtiyaç duyulmadan yasal geçerliliğe sahip olur. Bu özellik, hem hız hem de güvenlik açısından büyük avantaj sağlar.

EBYS ile e-Belge Yönetimi Kolaylıkları

EBYS ile e-belge yönetimi, dijital ortamda belgelerin hızlı, düzenli ve güvenli bir şekilde yönetilmesini sağlar. Sistemde belgeler, anında erişilebilir ve kolayca paylaşılabilir. Bunun yanı sıra, belge yönetimi süreçleri otomatikleştirilir, böylece manuel iş yükü azalır.

EBYS e-belge arşivleme ve düzenleme işlemlerini hızlandırarak zaman tasarrufu sağlar. Ayrıca, belgeler güvenli bir ortamda saklandığı için kaybolma riski ortadan kalkar ve yasal geçerliliği olan dijital imza ile belge doğruluğu sağlanır.

E-Belge Yönetim Sistemleri (EBYS), dijitalleşen dünyada iş süreçlerini hızlandırmak ve daha verimli hale getirmek için vazgeçilmez bir araçtır. Belgelerin güvenli bir şekilde dijital ortamda saklanması, düzenlenmesi ve paylaşılması sürecini kolaylaştırırken, aynı zamanda yasal gerekliliklere de uyum sağlar. 

Özellikle e-Fatura, e-SMM ve e-arşiv gibi belgelerin GİB'in belirlediği standartlara uygun olarak düzenlenmesi, manuel işlemlerden kaynaklanan hataları ve zaman kaybını ortadan kaldırır. Siz de e-belge çözümlerini kullanarak bir yandan belgelerinizi güvenle yönetirken diğer yandan yasal uyumluluğunuzu garanti altına alabilirsiniz.