e-Defter nedir? e-Defter başvurusunda nelere dikkat etmek gerekir?

Ülkemizde gitgide yoğunlaşan e-dönüşüm uygulamaları ile 1 Temmuz 2021 tarihinde e-fatura ve e-arşiv faturaya geçen firmaların 1 Ocak 2022 tarihinde e-defter uygulamasına da geçişleri zorunlu tutulmuştu.

Bildiğiniz üzere şu ana kadar hiç e-defter mükellefi olmayan meslek mensupları, son e-dönüşüm tebliği ile birlikte ciro limitinin 4 milyona çekilmesi sonucunda e-defter kapsamına girmiş bulunuyor. 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon olan mükelleflerin de 1 Ocak 2025 tarihine kadar e-deftere geçmesi zorunlu.

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince yasal olarak tutulması zorunlu yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği, içeriğindeki verilerin değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasının ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanılabilmesine imkan tanınmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü olarak tanımlanıyor.

e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır.

Bu uygulamayla birlikte daha hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmıştır. e-Defter formatını kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutamazlar. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırmalıdır.

Bilindiği üzere, 2020 yılı cirosu 5 milyon TL'yi aşan firmalar 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçmeleri, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerekiyordu. e-Fatura geçişindeki bu durum, GİB tarafından yapılan yeni düzenleme ile değişti. Yeni düzenleme kapsamında ciro limitleri aşağıya çekilirken, e-faturaya geçmesi gereken sektörlere de yenileri eklendi.

GİB'in yayımladığı 535 nolu VUK'ndan hareketle, 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL olan mükelleflerin e-fatura ve e-arşive geçiş zorunluluğu bulunuyor.

2022 yılında e-defter uygulamasına geçen firmalar olduğu gibi GİB tarafından yayınlanan kılavuzda da belirtildiği üzere GİB’in uygun gördüğü sektörlere 3 ay süre verme şartıyla e-defter, e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçirebiliyor.

e-Fatura, e-arşiv fatura ve e-defter uygulamalarına geçişlerde zorunlu olarak bir ciro sınırı bulunmaktadır. 3 milyonu aşan firmalar bu uygulamalara geçmek zorundadır. Bu kapsamda 2023 yılında e-faturaya geçiş yapan firmaların 1 Ocak 2025 tarihinde e-defter geçişlerini tamamlamaları gerekiyor.

Diyelim ki, siz e-fatura ve e-arşiv faturaya gönüllü olarak geçtiniz.

Ama e-deftere geçiş yapmak istemiyorsanız, e-defter zorunluluğu bulunmamaktadır. 3 milyon sınırına kadar e-deftere geçiş zorunluluğunuz yoktur. Ayrıca e-fatura kullanıcısı olmadan e-defter sisteminden, isteğe bağlı olarak yararlanılabilir.

Başka bir örnek ele alalım. Diyelim ki, siz e-fatura ve e-arşiv faturaya gönüllü geçiş yaptınız. e-Deftere de yasal sınırlar çerçevesinde olmadığınız halde geçtiniz. Fakat yanlışlıkla müracaat etmiş oldunuz ya da farklı sebeplerden dolayı bu başvuruyu iptal etmek istiyorsunuz.

Bunun için GİB’e durumunuzu anlatan bir dilekçe ile başvurduğunuz takdirde ve GİB tarafından uygun görülmesi dahilinde e-defter uygulamasından çıkmanız mümkündür.

Tebliğdeki bir diğer durum da e-arşiv fatura kesme işlemlerinde karşımıza çıkıyor. Vergi mükellefi olmayanlar, aynı gün içerisinde 30 bin TL toplam fatura tutarını geçmeleri durumunda e-arşiv faturası kesiyordu.

Düzenleme ile bu limit 5 bin liraya düşürüldü. Vergi mükellefi olanlar için günlük 5 bin TL olan tutar ise artık GİB tarafından belirlenen fatura kesme sınırı ile eşitlenecek. Her yıl güncellenecek bu sınır 2024 yılı için 6.900 TL oldu. Bu konu ile ilgili daha detaylı bilgiye e-Arşiv Fatura yazımızdan ulaşabilirsiniz.

e-Defter uygulaması oldukça kolay bir uygulama gibi gözükse de ne yazık ki yoğun çalışma temposundan dolayı son günlere kalan tüm firmaların GİB’e e-defter beratlarını göndermeye çalışması ile sistemde yoğunluk söz konusu olmaktadır.

Bu da hem GİB hem de firmalar tarafında sıkıntı yaşanmasına sebebiyet verir. Bu nedenle e defter kullanıcılarına size önerimiz, eğer e-defter ile ilgili gerekli kayıtlarınızı tamamladıysanız, e-defter beratlarını son güne bırakmamanız ve olası sıkışıklığa maruz kalmamanız olacaktır.

Sıkça sorulan sorulardan biri olan e defter berat düzeltme konusuna da kısaca değinelim. e-Defterinizde bir yanlışlık olduysa, e-defter beratlarınızın yasal yükleme süresi dolmadan gerekli düzeltmeyi yapabilirsiniz. GİB uygulaması üzerinden hatalı defter beratlarınızı silip doğru beratları tekrar yüklemeniz yeterli olacaktır.

2021 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yeni bir düzenleme yapılmıştı. Firmalara alternatif sunularak, defter beratlarının istenirse aylık dönemler istenirse de 3 aylık dönemler halinde gönderebileceği belirtilmişti.

Burada şu önemli noktayı atlamamakta fayda var: Firma olarak 3 aylık dönemi seçmiş olsanız bile aylık bazda beratların oluşturulup sırasıyla göndermeniz gerekmektedir. Yani, 3 aylık dönemi toplu olarak oluşturma hakkınız bulunmamaktadır. Ocak, şubat ve mart ayı beratı ayrı olmalıdır.

Yeni düzenleme ile ocak, şubat, mart aylarının beratını Geçici Vergi Dönemi olan mayıs ayında nisan, mayıs, haziran dönemlerini de Geçici Vergi Dönemi olan Ağustos ayında gönderilme hakkı verildi.

Bu tercihi 2021 yılının başında yapan firmalar oldu. Gelir İdaresi Başkanlığı, bu tercihi hiç yapmayan firmalar için aylık dönemler halinde beratlarını göndereceğini kabul etti. Bilmeniz gereken önemli bir diğer nokta da, bu tercihlerin yıl içerisinde değişimi mümkün olmadığıdır.

Ancak 2022 senesinde GİB’in e-defter sitesinden yeni bir tercih yaparak 3 aylık dönemi ya da aylık berat dönemi olarak bir tercih yapma hakkına sahip olabileceklerdir.

Bir diğer değişiklik de Vergi Usul Kanunu’na göre e-defter saklama yılı ile ilgili oldu. Bildiğiniz üzere, e-defter saklama yükümlülüğü 5 yıl idi. Fakat GİB; yeni yayımladığı e-defter saklama ve muhafaza kılavuzu ile beraber bu süre 10 yıla çıkarıldı.

Tebliğ ile e-defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Saklayıcı Kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunlu tutuldu.

e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının Saklayıcı Kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerine yükleme işlemlerinde, e-defter ve berat dosyalarını oluşturma, onaylama ve yükleme süresi dikkate alınacağı belirtildi. Yani artık, firmalar e-defterlerini 5 yıl değil, 10 yıl saklaması gerekecek.

Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre; 

e-Defter uygulamasına geçmek için ilgili entegratör listesini inceleyebilir ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın mevzuatlarına göz atabilirsiniz. Buradaki formu doldurarak aşağıdaki belge ve adımlar ile birlikte başvurunuzu tamamlayabilirsiniz:

e-Defter ibrazı ayda bir mali müşavir, muhasebeci ya da firma sahibi tarafından yapılır. O aya ilişkin berat verilinceye kadar (3 ay içinde) düzeltme yapılabilir, sonraki dönemlerde de ters kayıt atılarak iptal edilip doğrusu atılabilir. Zaman damgası kullanılarak özel bir kodla defter beratı oluşturulur ve oluşturulan bu berat devlete iletilir.

Maliye denetime geldiğinde daha önceden verilen berat ile muhasebeden o an alacakları beratları karşılaştırırlar, eğer beratlar aynı ise geçmişe herhangi bir kayıt ya da düzeltme atılmamış anlamına gelir.

Eğer e-deftere ara dönemde geçmişseniz eski bilgilerinizi kağıt ortamındaki bir deftere yazıp bir ay içerisinde mutlaka Noter’e kapanış tasdiki yaptırmanız gerekmektedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı’na her ay oluşturup gönderdiğiniz şifre dosyaları aslında bir berat dosyasıdır. Bazen bu konu ile ilgili yanılmalar olabilmekte ve defterlerin gönderildiği düşünülmektedir.

Fakat GİB’e gönderilen sıkıştırılmış defterlerden oluşturulan bir şifre dosyasıdır. Defterler GİB’e gönderilmemektedir. Oluşturulan e-defterler bilgisayarda saklanır, Gelir İdaresi Başkanlığı ile oluşturulan şifreli dosya paylaşılır ve mali mühür onaylanır.

Gelir İdaresi Başkanlığı kendi mali mührüyle o şifrelenmiş dosyayı onaylar. Onu sistemden almanızı açık hale getirir ve böylece şifrelenmiş dosyayı alabilirsiniz. Dolayısıyla bilgisayarınızda saklamanız gereken hem GİB’e gönderilen berat dosyası, hem GİB tarafından gönderilen berat dosyalarıdır.

En önemlisi de bilgisayarınızda e-defter berat dosyasını oluştururken hazırlanmış yevmiye ve kebir dosyalarının da saklanmış olmasıdır. Her bir fatura ya da belge için ayrı bir yevmiye maddesinin olması gerekir.

Berat göndermede sıkıntı yaşanan durumlardan biri de gönderim saati ile ilgili olabilmektedir. e-Defter beratlarınızı GİB’e yüklerken “Berat gönderilemedi” uyarısı çıkabilir. Bu nedenle e-defter berat dosyalarını oluşturmadan öncelikle bilgisayarınızın saatini kontrol etmenizde fayda vardır.

İki defter elektronik olarak tutulabilir: 

1. Yevmiye defteri 

2. Defteri kebir

Elektronik deftere geçen firmalar istese de kağıt ortamında defter tutamazlar. Tutulsa dahi bu defterlerin yasal bir geçerliliği söz konusu değildir.

Ödeme şekli girilmelidir.

Çünkü, GİB yevmiye maddelerinin birbirini takip etmesini önemsemektedir. Yevmiye maddelerinin uymaması durumunda defter beratlarını gönderememe riski ile karşılaşabilirsiniz.

Evet. Unvan değişikliklerinde tescilden itibaren 15 gün içerisinde yeni bir mali mühür alıp yeni e-defter beratlarını yeni mali mühür ile göndermeniz gerekmektedir. Ayrıca işlem yapabilmek için mali mührünüzün bilgisayara takılı olması gerektiğini de hatırlatalım.

Tür değişikliği, bölünme, birleşme ya da başka bir firma adı altında yeni bir firma oluşturma gibi durumlarda dahi firmalar e-defter mükellefi olmaktadır. Bu firmaların e-defter uygulamasına geçmek için yasal olarak 3 ay süresi vardır.

Özetle; e-defter uygulaması için yapmanız gerekenler şöyledir: 

21 Mayıs 2024 tarihinde Resmi Gazete'de yayımlanan ve Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan tebliğ doğrultusunda, e-Defter mevzuatında çeşitli yenilikler yapıldı. Yeni değişiklikler şu şekilde:

Özet olarak e-defter gibi hızlı ve düzenli bir sisteme geçiş yaparak baskı, arşivleme ve kağıtla ilgili operasyonel süreçlerden kurtulur, para ve zamandan tasarruf etmiş olursunuz.

Paraşüt kullanıcı değilseniz, Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilir ve işine daha çok vakit ayıran Mutlu Patronlar arasına katılabilirsiniz!