Şirketler, çalışan sağlığı açısından corona (korona) virüsü sürecini nasıl yönetmeli?

2019 yılının sonlarında başlayan ve tüm dünyayı etkisi altına alan corona virüs salgınına karşı, bu süreci çalışanların sağlığını tehlikeye atmadan etkili bir şekilde yönetmek şirketler için daha da elzem hale geldi. Koronavirüse karşı şirketlerin izlemesi gereken politikalar, olası vakaların önüne geçmek için yapılması gerekenler bir hayli önemli. Biz de iş yeriniz için uygulayabileceğiniz adımları sizin için kaleme aldık.

 

Çalışanlarınızı bilgilendirin ve koruyun

Söz konusu bir salgın olduğunda, hepimiz paniğe kapılabilir ve internetten bulduğumuz bilgilerin doğruluğunu kontrol etmeden hareket edebiliriz. Bu noktada paniği engellemek ve çalışanlarınızı korumak için hastalık süreci ile ilgili en doğru bilgiyi çalışanlarınızla paylaşmanız faydalı olacaktır. Hastalık belirtileri, belirtiler görüldüğünde yapılması gerekenler ve virüsten korunmak için izlenmesi gereken adımları içeren detaylı bir Covid-19 virüsü rehberi hazırlamanız, çalışanlarınızı korumak için attığınız ilk ve en önemli adımdır.

Bu kaynağı hazırlarken sadece güvenilir bilgi kaynaklarından destek almanız faydalı olacaktır. Hazırlıktan sonra her kanaldan çalışanlarınızı bilgilendirmeniz gerekir. Bu adımda e-posta, bilgi panoları, videolar, duvara asılabilecek notlar, kısacası çalışanlarınıza ulaşabileceğiniz her alanı kullanabilirsiniz.

Bununla birlikte ofisin belirli bölgelerinde el temizleyicilerine yer verilmesi ve ofisinizin her gün dezenfekte edilmesi de hem sizin hem de ofise gelmesi gereken çalışanlarınızın sağlığı için bir hayli önemli.

 

Esnek çalışma planlarını hayata geçirin

Birden fazla corona virüsü vakasının duyurulması ile birlikte hastalığın yayılma ihtimalini önlemek adına çalışanlarınıza uzaktan çalışma seçeneği sunmanız en mantıklı çözüm olacaktır. Çalışanlarınıza uzaktan çalışma imkanı tanıdığınızda olası bir enfeksiyonun yalnızca ofiste değil toplu taşıma araçlarında da yayılma ihtimalini önleyeceğinizi unutmayın.

Uzaktan çalışmanın mümkün olmadığı bir sektörde hizmet veriyorsanız, ofisinizi sık sık dezenfekte ederek ve çalışanlarınıza kullanmaları için alkol içerikli el dezenfektanları ve maske dağıtarak, hastalık yayılma ihtimalinin bir nebze de olsa önüne geçebilirsiniz.

 

Hastalık izni ve seyahat politikanızı gözden geçirin

Bir şirketin isteyeceği en son şey, hasta bir çalışanın çalışmak zorunda olduğu için işe gelmesidir. Bu çalışanın ofiste bulunması hem stres nedeniyle hastalığının ağırlaşmasına hem de ofis arkadaşlarının bu hastalığa maruz kalmasına neden olur. Çalışanınız işini size gerektiği şekilde teslim edebildiği müddetçe aslında ofiste bulunmasına gerek yoktur. Bu nedenle hastalık belirtisi gösteren çalışanlarınıza evden çalışmalarını önerebilirsiniz.

Bununla birlikte çalışanlarınızın sık sık seyahat etmesi veya ofis dışındaki toplantılara katılması gerekiyorsa, geçici bir süreliğine kendilerinden zorunlu olmadığı müddetçe seyahatlerini ertelemelerini isteyebilirsiniz.

Toplantılar için ise teknolojiden faydalanmanız mümkündür. Günümüzde ekibinizle aynı ofiste bulunmasanız da birlikte etkili şekilde toplantı yapabileceğiniz Skype, Google Hangouts ya da Zoom gibi ücretsiz online platformları tercih edebilirsiniz.

 

Alınabilecek diğer önlemler

 

Corona virüsü ile mücadele için 7 temel adım

Dünyaca ünlü yönetim danışmanlığı firması McKinsey & Company de firmaların bu süreçte takip etmesi gereken 7 önemli adımı paylaştı. Bu adımlar ise şöyle:

 

1. Çalışanlarınızı koruyun

COVID-19 krizi pek çok insan için duygusal etkileri olan ve günlük yaşamlarını etkileyen bir süreç. Şirketlerin bunu göz ardı etmeleri mümkün değil. Bu süreci yönetmek üzere şirketlerin öncelikle iş yerlerinde çalışanlarının sağlığını korumak üzere en üst seviyede önlemler almaları gerekiyor. Aynı zamanda duygusal olarak sağlıklarını korumak için de belirli uygulamalarını hayata geçirmeliler. Bunun için bazı şirketler diğer kurumlarla görüşerek iyi uygulamaları ve çalışanlarına sunabilecekleri destek mekanizmalarını öğrenmeye odaklanıyor. Bununla birlikte süreçte şirket liderlerinin bu konuyu sahiplenmeleri ve çalışanlar ile yakın iletişimde olmaları önem taşıyor.

 

2. COVID-19 ekibi oluşturun

Şirketler, Coronavirüsü hakkında gelişmeleri CEO’ya direkt olarak raporlayan bir yönetici tayin etmeli ve her departmandan bir kişi de bu lideri desteklemeli. Bu takımdaki kişiler mevcut görevlerinin yerine bu konuya odaklanmalı ve şirketin, belirlenen risk faktörleri doğrultusunda tüm paydaşlarını ve değerlerini koruduğundan emin olmalı. Kurumdan kuruma farklılık göstermekle birlikte bu ekip başlıca şu alanlarda çalışmalı: Çalışanların sağlığının takibi, finansal risk yönetimi ve kriz planı geliştirmek, tedarik zincirinin kontrolü, müşteri taleplerinde dramatik düşüşlere karşı pazarlama ve satış planlarının yapılması, ilgili dış paydaşlarla koordinasyon ve iletişim. COVID-19 ekibinin hedefleri ve çalışmaları düzenli olarak takip edilmeli ve güncellenmeli.

 

3. Likidite yönetimini güçlendirin

Şirketler, bulundukları sektör ve pazar dinamiklerini analizler, veriler ve uzman görüşleri ile değerlendirerek gelir ve gider risklerini ortaya koyan senaryolar hazırlamalı. Her bir senaryoya göre de nakit akışı, kar-zarar ve bilanço tabloları gibi finansallarını etkileyebilecek ve likiditeyi azaltabilecek faktörleri ortaya koyan modeller oluşturmalı. Her bir faktör için ise gelir-gider hesaplarının optimize edilmesi, maliyet yönetimi, birleşme-satın alma analizleri gibi şirketin istikrarını koruyacak önlemler planlanmalı.

 

4. Tedarik zincirini dengede tutun

Şirketler, tüm tedarik zinciri boyunca mevcut ya da olası ürün temini aksamalarını belirlemeli ve bir envanter çıkarmalı. Örneğin; Çin’de üretimin durduğu tesislerle iş birliği içerisinde olan şirketler, bu tesislerin yeniden çalışmaya başlamasına dek geçen süreci planlamalı. Bu doğrultuda tedarikçilerin desteklenmesi, ürün tedarik edilememe durumlarına karşı planların yapılması, üretimin başlaması ile birlikte yaşanacak yoğunluğu yönetmek üzere ön siparişlerin yapılması ve nakliye sistemlerinin organize edilmesi gerekiyor. Bu dönemde ürünlerin online satışına başlanmasıyla birlikte stok yapmak isteyen diğer şirketler tarafından yoğun sipariş alması durumuna karşı da şirketler planlama yapmalı. Aynı zamanda şirketlerin orta ve uzun vadeli stabilizasyon planları yapmaları, iş ağlarını geliştirmeleri ve yeni tedarik kaynakları bulmaları gerekebilir. Bu adımlar, COVID-19 krizinin ötesinde, şirketlerin tedarik zincirlerinin sağlıklı olabilmesi için de önem taşıyor.

 

5. Müşterilerinize yakın olun

Yıkıcı süreçleri başarıyla atlatan şirketler, müşterilerine yatırım yapan ve onların davranışlarını önceden tahmin edebilen kurumlar oluyor. Örneğin, Çin’de tüketici taleplerinde düşüş yaşandı ancak talep tamamen ortadan kalkmadı, bunun yerine insanlar gıda vb. ihtiyaçlarını online sipariş ile tedarik etmeye yöneldiler. Bu da şirketlerin online ve çoklu kanal dağıtımı yönetimine yatırım yapmaları gerektiğini ortaya koyuyor.

 

6. Planı uygulayın

Hazırlanan planların etkinliği, kararların ve sürecin uygulanabilirliği ve herkesin kriz planlarını doğru şekilde anlayıp anlamadığını ortaya koymak üzere simülasyon, önemli bir araç. Bu sayede şirketler, yıkıcı durumlarda hızlı ve esnek davranabilmeyi öğreniyor ve kritik konularda hazırlıkların tam olup olmadığını önceden fark edebiliyor.

 

7. Toplumsal hizmetlerinizi derinleştirin

Bir şirket, ancak içerisinde bulunduğu toplum kadar güçlüdür. Kurumların bu toplumsal kriz anında mevcut güçlerini ve değerlerini -para, ekipman, uzmanlık, vb.- destek mekanizmaları oluşturmak için kullanmaları gerek. Örneğin; bazı şirketler ihtiyaca cevap verebilmek için mevcut üretimlerini medikal maske ve kıyafet üretmek üzere değiştirdiler.

 

Kaynak

Leadership in a crisis: Responding to the coronavirus outbreak and future challenges