Sanal ofisin şirketler için avantajları

İş dünyasının dinamikleri son yıllarda bir hayli değişti, değişmeye de devam ediyor. Pek çok iş kolunun dijital üzerinden işlerini gerçekleştirebilmeleri firmalara yeni çalışma ortamlarını deneyimleme fırsatı sunuyor. Profesyonel ve ekonomik çözümler sunan sanal ofis hizmetleri bütçe dostu bir alternatif olarak firmaların radarına giriyor.

 

Sanal ofis nedir?

Sanal ofis, fiziki bir ofise ihtiyaç duymayan şirketlere ve girişimcilere resmi bir adres sağlayan, pratik bir ofis kiralama modelidir.

e-Ticaret yapanlar, kendi işini kurmak isteyen fakat bir ofise ihtiyaç duymayanlar, freelance çalışanlar, girişimciler, şahıs şirket sahipleri, küçük ölçekli işletmeler, işi gereği vaktinin büyük bir kısmını ofis dışında geçiren ve sabit bir adreste bulunmayan firma sahipleri bu modeli benimseyenler arasında yer alır.

Hem şirket prestijini korumak hem de müşterilerle belirli bir noktada toplantı düzenleyebilmek adına bu modeli tercih ederler.

Sanal ofiste bir alan kiralanır. Bu kiranın içinde hizmet bedelleri değişiklik gösterse de genel olarak ücretsiz internet, sekreter, toplantı odası kullanımı gibi temel ofis ihtiyaçları karşılanır. Kiralanan alan, hafta içi belirli saatlerle sınırlandırılır.

Böylece, bir firma ofiste çalışmaya ihtiyaç duyduğunda kullanabileceği bir alana sahip olur, aynı zamanda iş görüşmeleri, müşteri toplantıları gibi bir fiziki bir ortamın tercih edildiği durumlarda sanal ofis rahatlıkla kullanılabilir.

Avantajlarına detaylı değineceğimiz bu yeni çalışma ortamlarının en önemli artısı, firma sahiplerinin ofis giderleri adı altında yaptığı pek çok büyük ve kimi gereksiz masraftan kurtulmasıdır.

 

Sanal ofis nasıl kurulur?

Eğer yeni nesil çalışma kültürü olan bu modelde işlerinizi sürdürmeyi planlıyorsanız ilk adım olarak iyi bir araştırma yapmanızı öneririz. Seçeceğiniz ofisi, firmanızın prestijini artıracağını düşündüğünüz bir konuma veya müşteri görüşmelerinizi ve toplantılarınızı kolaylıkla gerçekleştirebileceğiniz güzargaha göre belirleyebilirsiniz. Ve tabii ki sağlanan hizmetleri de bu kıstasta değerlendirmeyi unutmamalısınız.

İçinize sinen bir sanal ofiste karar kıldıktan sonra, sıradaki adım anlaşma. Firma sahibi ve bu hizmeti veren şirketlerle yapacağınız anlaşmanın imzalanması gerekir. Anlaşmaya varmadan önce, hangi hizmetlerin sunulduğu ve hizmet bedeli hakkında detaylı bilgi almanızda fayda var.

Bu noktada sıkça karşılaştığımız, “Sanal ofis yasal mı?” sorusunu da yanıtlayalım. Evet, yasaldır.

Kendi işini kurmak isteyen biri, şirket kurulumu yapmak istediğinde şirket türü ne olursa olsun vergi dairesine bir adres ibraz etmesi gerekiyor. Bu yasal adres, şirket adresi sayılıyor. Türk Ticaret Kanunu’nda iş adresine dair kısıtlayıcı bir tanımının bulunmamasından dolayı sanal ofisler ülkemizde yasal kabul ediliyor.

Bir başka deyişle, sanal ofis vergi dairesi sorgulamasında, şirketinizin meşruiyetini belirleyici bir niteliğe sahip olup ulaşılabilecek bir adres, telefon ve faks numarası gibi temel iletişim bilgilerinin gerçek olduğunu gösteriyor.

Siz de ofis kiralama ile işlerinizi yürütmek ve beraberinde getirdiği avantajlardan faydalanmayı düşünüyorsanız yasal herhangi bir engelin olacağını düşünmeden harekete geçebilirsiniz.

 

Sanal ofisin avantajları nelerdir?

Günden güne sanal ofis tutan firmaların sayısında artış görüyoruz. Peki bu çalışma modelinin avantajları yukarıda sözünü ettiğimiz yasal adres ile sınırlı mı? Elbette değil!

 

Kira maliyeti ve fatura giderleri

Özellikle yeni şirket kurmuş ya da kurma aşamasındaki firma sahiplerinin önemsediği konuların başında kira ve fatura maliyetleri geliyor. Yüklü masraflar altına girmek istemeyen işletmelere hesaplı çözümler sunan bu model, gerçek bir ofisin sağladığı olanakların hemen hemen tümünü sağlarken maliyetlerinizi düşürmenize olanak tanıyor. Bu da bütçenizi çok daha kontrollü yönetebilmenizi sağlıyor.

Resmi biraz daha somutlaştıralım. Merkezi bir konumda kiralayacağımız bir ofise yüksek meblağlar yatırmanız, bunun yanı sıra elektrik, su, mutfak, temizlik, sekreterya gibi ek harcamalar yapmanız gerekirken, sanal ofiste bu giderler için sabit bir ücretlendirme yapılır.

Alan kiraladığında, stopaj vergisi yoktur ve KDV’li fatura sayesinde kiranızı bir gider olarak gösterilebilirsiniz.

Bu ofis türünün bir diğer getirisi de, prestijdir. Kurumsal bir atmosferin hakim olmasından dolayı müşterilerinizde profesyonel bir imaj yaratmanıza yardımcı olur.

 

Personel ihtiyacı

Maliyetleri düşüren bir diğer etken de ek personele ihtiyacınız olmamasıdır. Çünkü, her sanal alanın hizmetleri aynı olmasa da ortak noktalarından biri, sekreterlik için ekstra personel çalıştırmanıza gerek olmamasıdır.

Telefon/fax takibinin yapılması, müşterilerin karşılanması ve tıpkı geleneksel bir ofis mantığı ile şirket telefonlarınıza gelen aramaların sekreterler tarafından ön görüşmesi yapılarak size yönlendirilmesi firma sahibini hem ek çalışan masrafından kurtarıcı hem de prestij sağlayıcı bir unsurdur.

 

Ofis malzemeleri ve temel giderler

Alan kiralama ile bir işletmenin temel ofis ihtiyacı olan ücretsiz internet, masa, sandalye vb. eşyaları, dekorasyon malzemeleri ve çay, kahve vb. tüketim maddeleri olmak üzere birçok masraf kaleminden kurtulabilirsiniz. Gerçek bir ofise kıyasla çok daha ekonomik bir şekilde ofis yönetiminizi gerçekleştirebilirsiniz.

 

Kargo ve posta teslimatı

İş yerinize gelen kargo ve postaların akıbetine kafa yormanıza gerek kalmaz. Geleneksel ofis rutininde kargo ve posta yönetimi yetkililer tarafından gerçekleştirilir. İş adresinize gelen kargolar, belirtmiş olduğunuz adrese yönlendirilerek işlerinizin aksamadan devam etmesini sağlar.

 

Donanımlı toplantı salonları

Peki ya, ekip arkadaşlarınızla birlikte çalışmanız veya büyük iş birliklerine imza atacağınız müşteri görüşmeleri için kurumsal bir toplantı yeri gerektiğinde? Bu da birçok sanal ofis sağlayıcısı tarafından hizmete sunulan ve firma sahiplerini bir masraf kaleminden daha kurtaran avantajlar arasında.

Çeşitli iş görüşmelerine ve müşteri buluşmalarına ihtiyaç duymanız halinde tam donanımlı toplantı odalarından yararlanabilirsiniz.

 

Sanal ofis mi home ofis mi?

Kendinizi bir ayrımın ortasında hissediyor ve hangi ofis türünü seçmeniz gerektiği konusunda kararsızlık yaşıyor olabilirsiniz. Karar vermenizi kolaylaştırmak adına size bu iki model arasındaki farklı anlatarak başlayalım, sonucunda hangisinin size daha faydalı olacağına birlikte bakalım.

Home ofis, en genel tanımıyla evinizin bir bölümünü ofis olarak kullanmanız demektir. Home ofis kurmak düşük maliyetinden dolayı avantajlı gözükse de bazı koşulları da yerine getirmenizi zorunlu kılar.

Şirket kurmanın şartlarından biri tebligat adresine sahip olmaktır. Evi ofis olarak göstermeye karar verirseniz yasal adres sanal ofis kabulündeki gibi değildir.

Şahıs şirketinize ait iş adresinizi, ev adresi olarak göstermek için;

Ayrıca, sanal ofiste oluşturduğunuz prestij ve kurumsallığı home ofis ile sağlamak güç olabilir.

Tüm bu çerçeveyi göz önüne aldığımızda evden çalışma her ne kadar yeni iş kuranlar için bir alternatif olarak göz kırpsa da sanal ofis, müşterilerinize ve network’unuza karşı çok daha profesyonel bir duruş sergilemenizi sağlar.

Yeni kurulan bir firmanın olmazsa olmazı, ön muhasebe programı

Sanal ofis kurma sürecinde ihtiyacınız olan bir diğer hizmet de ön muhasebedir. Online ön muhasebe programı Paraşüt ile işletmenize ait gider ve faturalarınızın raporlarına anında ulaşabilir, el emeği göz nuru işletmenizin bütçesine dair detaylı bilgi alabilirsiniz.

Ayrıca, e-fatura, gelir gider takibi, cari hesap yönetimi vb. işletmenizin can damarı olan temel işlemlerinizi hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Hemen denemek ve 14 gün boyunca ücretsiz kullanabilmek için kredi kartı gerekmeden kolayca hesap oluşturabilirsiniz.

.