Mutabakat Nedir ve Nasıl Yapılır?

 

Mutabakat nedir?

Genel anlamda mutabakat; belli bir konuda taraflar arasında sağlanan uzlaşma anlamında kullanılır. Mutabakat muhasebe alanında sıklıkla kullanılan bir terimdir. Muhasebe kayıtlarının karşılıklı olarak teyid edilmesi amacıyla daha çok ön muhasebe birimleri arasında borç ve alacak tutarlarının uyumu için yapılır.

Türk Ticaret Kanunu Madde 94’te “Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir” denilmektedir. Bu da kanuna göre belli devrelerde mutabakatın yapılmasını gerektirmektedir.

Bu uzlaşmanın zamanı ve şekli de maddenin devamında; “Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır.

Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.” şeklinde belirlenmiştir.

 

Mutabakat türleri ve özellikleri

Uygulamada en sık karşılaştığımız iki tür işleyiş vardır. Bunlardan ilki cari hesap mutabakatı ikincisi ise BA/BS mutabakatıdır. Bunların dışında firmaların kendi aralarında yaptıkları bazı özel uzlaşma sistemleri de mevcuttur.

 

Cari mutabakat nedir?

Cari mutabakat, işletmelerin birbirleri arasında alacak vereceklerinin olup olmadığını kontrol ederek belgelemesidir. İşletmeye ait hesap defterlerindeki borç alacak bakiyesinin karşılıklı teyit edilmesiyle yapılan ticari anlaşmadır.

Cari hesap mutabakatında her iki işletme de hesaplarına bakarak birlikte aynı sonuca varıyorsa, bir başka deyişle birbirine uyuyorsa herhangi bir borç ya da alacak yoktur. İlişkide olunan firmalarla sağlıklı bir işleyiş olduğunu gösteren cari mutabakat, belirli dönemlerde yapılır. Genellikle yıl sonunda yapılan cari hesap mutabakatı, kapsamlı bir çalışmadır. Çünkü, hesapların bir bir üzerinden geçilir.

 

Cari hesap mutabakatının BA/BS mutabakatından farkı nedir?

Cari hesap mutabakatı daha çok parasal işlemlerin uygunluğunun sağlanmasını hedeflemekte iken BA/BS mutabakatı firmaların kendi aralarında düzenledikleri faturaların sayısı ve tutarları ile ilgili uygunluğun sağlanmasıdır.

BA/BS mutabakatında firmalar; bir ay içerisinde elektronik ortamda ve kâğıt ortamında düzenledikleri ve aldıkları belgelerin, KDV hariç toplam tutarlarının 5.000 TL’yi geçmesi halinde, sadece kâğıt ortamında düzenledikleri yada aldıkları belgeleri bu formlarla ayrı ayrı devlete bildirmek zorundadırlar.

Cari hesap mutabakatının hiç yapılmaması ya da hatalı yapılması parasal sonuçlar doğururken, BA/BS formunda yapılacak bir hata özel usulsüzlük cezası ile karşılaşılmasına sebep olabilir.

Maliye Bakanlığı BA/BS formlarında yapılacak düzeltmelerde ilgili formun son verilme tarihinden itibaren 10 gün içinde yapılması halinde ceza uygulamazken 10 gün geçtikten sonra yapılacak düzeltmelerde artık anlık olarak ceza uygulamaya başlamıştır.

 

Adım adım mutabakat nasıl yapılır?

Belirlenen devre sonlarında karşılıklı olarak form ya da bilgiler paylaşılır. Burada yazılı olan bilgilerin doğru olması durumunda bilgiler ıslak imzalı ya da dijital olarak teyit edilerek karşı tarafa gönderilir.

Böylece mutabakat sağlanmış olur. Sağlanamaması durumunda tutarsızlıkların nedenleri ile birlikte bu formlar ya da bilgiler paylaşılır. Eksiklikler giderilir, anlaşmazlıklar çözülür. Böylece mutabık olunmaya çalışılır.

Bir diğer yöntem de Excel üzerinde hazırlanan cari mutabakat formudur. Form, Excel'de hazırlandıktan sonra e-posta aracılığıyla karşı tarafa ulaştırılır.

Bu uzlaşmalar için kanunda belirtilen yazılı çözümler, hem yetkililerin ıslak imzasına ulaşmadaki güçlükler hem de bu ıslak imzalı belgelerin karşı tarafa iletilmesinin zorlukları nedeniyle çok tercih edilmemektedir. Daha çok elektronik ortamda e-posta yolu ile yapılmaktadır. Çok tercih edilmese de faks yoluyla da yapılmaktadır.

Son zamanlarda bu sistemlere bazı yazılımsal çözümler de eklenmiştir. Bu yazılımlar muhasebe programları ile entegre çalışarak ya da bizzat kendisi kullanılarak sağlanan verileri belirli zamanlarda otomatik göndererek uzlaşmanın kolaylaşmasını sağlamıştır. Hukuki uyuşmazlıklarda elektronik mutabakatlar yardımcı delil sayılmaktadır, ancak ıslak imzalı belgeler kadar ispatlı delil vasıtaları değildir.

E-mutabakatın ispatı ise faksa göre daha kolaydır. Günümüzde her türlü işlemin ıslak imzalı şeklinde sayılmasına olanak veren KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi geliştirilmiştir.

Kayıtlı elektronik posta, her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımları gönderildiği biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle değişmemesini ve içeriği yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiren sistemdir. Uzlaşmaların KEP ve e-imza üzerinden onay alınacak bir sistemle yapılması hukuki süreçte de kati bir sonuç doğuracaktır.

Paraşüt üzerinden cari hesap ektstresi oluşturarak saniyeler içerisinde mutabakat yapmanız mümkündür. Dilerseniz PDF formatında bilgisiyarınıza indirerek hesap dökümünüzü inceleyebilir ve müşteriniz ile paylaşabilirsiniz. Bunun için ilgili yazımıza göz atmanızı öneririz.

 

e-Mutabakat nedir?

e-Mutabakat, işletmelerin borç ve alacak hesaplarını karşılıklı olarak elektronik ortamda teyit etmelerini sağlayan bir sistemdir. Böylece firmaların cari hesap mutabakatlarını hızlı, güvenilir ve hatasız bir şekilde gerçekleştirmelerine olanak tanır. Elle yapılabilecek olası hataları azaltır ve mutabakat süreçlerini kolaylaştırır.

 

e-Mutabakatın faydaları

Bu faydaları kısaca şu şekilde sıralayabiliriz: