İşte üretkenliği artırmanın 15 Adımı

Jack Dorsey, Twitter ve Square gibi iki önemli internet girişiminin aynı anda CEO'luğunu yürütüyor. Zaman yönetimi ve üretkenlik konusunda örnek alınabilecek bir insan olan Dorsey'e üretkenliğini korumak için ne yaptığını sormuşlar o da; her gün 7 saat uyuyorum (Business Insider şu hesabı yapıyor: 8 saat [Twitter] + 8 saat [Square] + 7 saat [uyku] = 23 saat) ve günlerimi belli hedeflere göre düzenliyorum demiş.

Dorsey gibi zaman yönetimi konusunda uzman(!) olmayabiliriz. Yaşama zaman ayırmak için işte sınırlı zamanımızı en verimli şekilde nasıl kullanabiliriz? Sizin için derledik.

 

1. Belli görevlere ne kadar zaman ayırıyorsunuz belirleyin

Zaman yönetimi konusunda başarılı olduğunuzu düşünseniz bile araştırmaların bu konuda yalnızca %17'mizin tam olarak başarılı olduğunu söylediğini unutmayın. Üstesinden gelmek ve doğru planlama yapmak için Timerelic, Rescuetime gibi hangi görevlere ne kadar zaman harcadığınızı hesaplayan araçlar kullanabilirsiniz.

 

2. Düzenli molalar verin

İşinize sürekli ara verme fikri ilgisiz gibi gözükebilir ama planlanmış aralar vermek daha fazla yoğunlaşmanızı sağlar. Yine yapılan bir araştırmaya göre uzun görevler arası verilen kısa aralar performansınızı arttırırken, bir görev üzerine aralıksız çalışmak performansınızı düşürüyor.

 

3. Kendinizi tarihlerle programlayın

Yönetilebilir stres belirlediğimiz hedeflere ulaşmak için yoğunlaşmamız ve verimliliğimiz üzerinde olumlu etki yaratabilir. Süresi belirlenmemiş görev ve projeler için kendinize iş bitirme tarihleri belirleyin ve bu tarihlere sadık kalmak için kendinizi zorlayın.

 

4. 2 dakika kuralını uygulayın

Girişimci Steve Olenski çalışma düzeniniz içerisinde ayırabileceğiniz 2 dakikalık sürelerde bir sürü iş halletmenin öneminden bahsediyor. Olenski'ye göre 2 dakikadan daha az sürecek işleri/görevleri ortaya çıktığı anda değil de daha sonra gündeminize alıp yapmak toplamda 2 dakikadan daha uzun sürüyor; öyleyse hemen yapın bitsin!

 

5. Toplantılara "Hayır" deyin

Atlassian'a göre bir ofis çalışanı ayda ortalama 31 saatini verimsiz toplantılarda geçiriyor; bir dahaki toplantınızı ayarlarken iki kere düşünün. Eğer telefon, email ya da web tabanlı toplantı araçlarından biri ile işinizi çözebiliyorsanız onları tercih edin, toplantılarda kendinizi bitirmeyin.

 

6. Toplantılarınızı ayakta yapın

Son 1 haftada yaptığınız toplantıları bir gözünüzün önünden geçirin ve şunu düşünün: Kaç tanesi için not defterleri, bilgisayarlar, sunumlar zorunluluktu? Uzun toplantılar hem zamanımızı hem enerjimizi alıyor; zorunlu olmadıkça toplantıları ayakta yapmayı deneyin.

 

7. Çok görevli çalışmayı bırakın

Aynı anda birden fazla işin üstesinden geliyor olmak göğsümüzü kabartabilir ama aslında aynı anda birden fazla işte başarılı olmak mümkün değil. Psikologlar artık birden fazla işi aynı anda yapmanın zaman ve performans kaybı olduğundan neredeyse eminler.

 

8. Boş zamanlarınızı "farklı" değerlendirin

İş süresinde ortaya çıkan beklenmedik zamanlarınızda hemen Milliyet Galeri, Candy Crash ya da Facebook'a koşmak yerine, atladığınız maillerinize, günlük yapılacaklar listesi hazırlamaya ya da herhangi bir konuda beyin fırtınası yapmaya yoğunlaşabilirsiniz. Böylece işler zamanında biter, yaşam için vakit kalır.

 

9. Mükemmeliyetçilik takıntısından kurtulun

Girişimcilerde ve işletmecilerde çok sık rastlanan bir takıntı; mükemmeliyetçilik. Oysa gerçek hayatta "mükemmel" bulunmuyor. Bunun yerine elinizden gelenin en iyisini yaptığınıza emin olduğunuzda bir sonraki işe geçin.

 

10. Egzersiz araları verin

İş ortamında egzersiz yapmak yoğunlaşma yetinizi ve verimliliğinizi arttırır. Fakat her iş yerinde bu fırsata sahip olmayabilirsiniz, haftada birkaç kez iş aralarında yürüyüş ve egzersiz yapmak gerekli kanı beyninize göndererek işe yoğunlaşmanızı sağlayabilir.

 

11. Reaktif değil, proaktif olun

Telefonlara ve emaillere cevap vermek tabii ki önemli ama eğer çalışma rutininizi belirler hale gelmişlerse orada bir sıkıntı var demektir. Gün içerisinde mail ve telefonlara yanıt vereceğiniz zamanları belirleyip, iyi programlayın ve bu programa uyun.

 

12. Bildirimleri kapatın

Whatsapp, Facebook, Instagram ya da oyun bildirimlerine direnmek zordur. Çalışma saatlerinde bildirimlerinizi kapatın, böylece çalışma saatlerinizi ve koşullarınızı dış etkilerden korumuş olursunuz.

 

13. 90 dakikalık periyotlarla çalışın

Florida Üniversitesi'nden araştırmacılar atletler, satranç oyuncuları, müzisyenler gibi üst düzey performans gösteren kişilerden ortalama 90 dakika çalışanların, 90 dakika üzeri çalışanlara göre daha verimli olduklarını hesaplamışlar. Ayrıca bi konu üzerinde en fazla 4,5 saat yüksek verimlilikte çalışabiliyormuşuz.

 

14. Çevrenizi güzelleştirin

İlgisiz gibi görünse de çalışma ortamının güzel bir şekilde düzenlenmiş olması çalışma verimliliği üzerinde %15'e kadar olumlu etki yapabiliyormuş. Ofisinizin posterler, çiçekler ve kişisel eşya ile güzelleştirilmesi sizde pozitif etki yaratacak ve işinize da yansıyacaktır.

 

15. Müdahele kaynaklarını azaltın

Siz çalışırken iş arkadaşlarınızın yanında sohbet ediyor olması masum gözükse de bu sohbet süresi uzadıkça performansınız azalacaktır. Bildirimler, toplantılar vs. gibi doğrudan müdahalelerin yanında böyle ufak müdahalelerden kaçınmak için odanızın kapısını kapatarak çalışmayı, bunun dışında ofis saatleri ayarlayarak insanlarla görüşmeyi ya da zamanlaması sıkıntılı projeler için evden çalışmayı düşünebilirsiniz.

Bu yazı Inc'deki makaleden yola çıkarak düzenlenmiştir.

 

İlginizi Çekebilecek Diğer Yazılarımız:

Yeni nesil çalışanları şirketinizde tutmanın yolları

Pazar araştırması yapmak: Kendiniz araştırın

Küçük ölçekli şirketlerde çalışan motivasyonunu artırmak için 7 öneri