Fatura tasarımı nasıl yapılır?

Bu yazımızda işletmelerin fatura tasarımısürecinde nelere dikkat etmesi gerektiğini ve profesyonel bir imaj sunabilmek için tasarımda olmazsa olmaz etkenlerin neler olduğunu anlattık.

Tasarım konusuna geçmeden, bir faturada yer alması gereken bilgileri kısaca özetleyelim.

 

1. Faturada mutlaka bulunması gereken bilgileri ekleyin

Fatura resmi bir evraktır ve her faturada mutlaka bulunması gereken bilgiler vardır.

Firmanızın bilgileri

Unvan, Adres, Vergi dairesi, Vergi no, Mersis no, İletişim bilgileri

Müşterinizin bilgileri

Unvan, Adres, Vergi dairesi, Vergi no

Faturanızın yasallaşması için gerekli bilgiler

Maliye Bakanlığı mührü, fatura tarihi, fatura seri no, satılan malın ya da hizmetin türü, tutarı, varsa KDV tutarı.

 

2. Faturanızı 3 nüsha bastırın

Faturanızın aslı müşteriniz, ilk nüshası muhasebeciniz, ikincisi de sizin dosyanızda arşivlenmek içindir. Kağıt tasarrufu için bir A4 boyutundaki kağıda yan yana ya da alt alta 3 kopya bastıracak şekilde faturanızı tasarlatabilirsiniz.

 

3. Kurumsal imajınızı yansıtın

Faturanızı tasarlarken en önemli şey fonksiyonel olması. Ancak tasarımını da geliştirerek, faturanızı kurumsal kimliğinizin bir parçası haline getirebilirsiniz.

Bu noktada ilk adım logonuzu faturanıza dahil etmek. Bunun dışında fatura renk ve tipografisinin seçimi de yine sizin kurumsal kimliğinizi yansıtacak biçimde olmalı. Profesyonel bir tasarımcı ile çalışarak faturanızı kurumsal kimliğinizin bir öğesi olarak tasarlatmanız, profesyonel duruşunuzu destekleyecektir.

 

4. Fatura kalemlerinizin okunabilir satırları olsun

Müşterinize neyi fatura ettiğinizin tam bir dökümü olmalı. Müşteriniz size ne için ödeme yapması gerektiğini ancak böylece net bir biçimde anlayabilir. Birden fazla hizmet veya ürün sattığınız müşterinize tek satırlık bir fatura göndermeniz, müşterinizin sizin olması gerekenden fazlasını faturaladığınız yanılsamasını yansıtabilir.

 

5. Hizmet/Ürün kalemi açıklama alanı oluşturun

Sadece fatura kalemlerinin tek tek belirtilmesi yeterli olmayabilir. Örneğin hizmet veren bir firma iseniz her hizmet kalemi için açıklama oluşturmak fatura hakkında müşterinizle daha kolay onaylaşmanızı sağlayabilir. Bunun için her fatura kaleminin altına veya yanına bir açıklama alanı ekleyebilirsiniz.

 

6. Son ödeme tarihinizi belirtin

İşte bu önemli! Faturada “Son Ödeme Tarihi” belirtmek bazılarınıza kabalık gibi gözükebilir. Ancak tahsilatlarınızı zamanında gerçekleştirebilmeniz için bunu belirtmeniz kritik önem taşıyor. Aksi takdirde müşteriniz borcunu ne zaman kapaması gerektiği ile ilgili bilgi sahibi olamaz.

Belki düzenli çalıştığınız müşterileriniz sizin tahsilat sürenizle ilgili bilgi sahibi olabilir veya bir ön sözleşmeyle bunu belirtiyor olabilirsiniz. Ancak yine de işiniz tamamlanıp para talep etme kısmına geçtiğinizde “Son Ödeme Tarihi”ni belirtmenizin size büyük yarar sağlayacağı kesin.

 

7. Tahsilat politikanızı belirten bir alan oluşturun

Ödeme ile ilgili belirtmek istediğiniz kesin kurallarınızı yazabileceğiniz bir alan oluşturun. Örneğin fatura kesiminden sonra en geç 10 gün içinde ödemenin yapılmasını bekliyorsanız, bunu fatura üzerinde belirtin. Gecikme olması durumunda nasıl bir yaptırım uygulayacağınızı fatura üstünde netleştirin. Örneğin “Son ödeme tarihinden sonra 10 günü aşan gecikmelerde % X faiz uygulanır.” gibi.

 

8. Bakiye bilgisini verin

Düzenli müşterilerinizle açık hesap çalışıyor olabilirsiniz. Bu durumlar için Bakiye Bilgisini faturanızda bulundurun. Böylece müşteriniz bakiyesinin ne olduğunu bilir ve buna göre ödeme planını oluşturabilir.

 

9. Banka hesap bilgileriniz faturanızda bulunsun

Size ödeme yapmaya gönüllü müşterinizi banka bilgilerinize ulaşmaya çalışmakla oyalamak istemezsiniz değil mi? Faturanızda Banka Hesap Bilgilerinizi mutlaka belirtin. Tahsilat sürenizi kendi elinizle uzatmayın.

 

10. Kabul ettiğiniz ödeme araçlarını yazın

Hangi yöntemlerle ödeme kabul ediyorsunuz? Nakit, çek, kredi kartı, bir buket çiçek? Müşterinize sunduğunuz ödeme yöntemlerini faturanızda belirtin. Eğer alternatif ödeme yöntemleri sunabiliyorsanız nakde sıkışmış müşterileriniz bu sayede ödemesini gerçekleştirebilir.

 

11. Bir teşekkür notu ekleyin:

Malum para duygusal bir konu, bu nedenle birilerinden para isteyeceğiniz zaman kibar olmakta yarar var. Müşterileriniz size çaba, emek, zaman sarf ederek kazandıkları para ile ödeme yapıyorlar. Faturanıza “ Bizimle çalışmayı tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz.” ya da “Sizinle çalışmak bizim için büyük mutluluk.” gibi şirketinizin iyi niyetini ifade edebilecek bir not düşebilirsiniz.

İpucu:

Faturada en çok önem arz eden alanlar: Kimden geldiği, tutarın ne olduğu ve ne zaman ödenmesi gerektiği. Bunun dışındaki alanlar önemli olsa da faturanıza bakıldığında bu üç bilginin öne çıkması gerekir. Diğer bilgiler ikincil derecede önemli sayılabilir. Faturanızı tasarlarken veya tasarlatırken bu alanları diğerlerine göre daha dikkat çekici hale getirmeye çalışın.

 

Paraşüt ile fatura tasarlamak:

Ön muhasebe programı Paraşüt ile faturalarınızı kolayca tasarlayabilir ve müşterilerinizle istediğiniz yerden paylaşabilirsiniz. Ayrıca fatura takip süreçlerinizi de düzenli bir hale getirebilirsiniz. Paraşüt'ün kolaylıklarını keşfetmek için cep telefonunuzdan bile fatura yazdırmanıza imkan tanıyan Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz deneyin.

::ucretsiz-deneyin-btn

Fatura Hakkında Bilmeniz Gereken 10 Şey Fatura Örneği - Faturanız nasıl olmalı? Hangi bilgiler bulunmalı? e-Fatura hakkında sık karşılaşacağınız 20 yanlış bilgi