Fatura düzenlerken bilinmesi gerekenler

Ticari hayatın temelinde yer alan bir belge; fatura. Hem satıcı hem de alıcı olarak kendisine bir hayli aşinayız.

Peki hiç düşündünüz mü, fatura neden kesilir? Neden bu denli hayatımızın içindedir?

Bunu şöyle açıklayabiliriz; alıcı açısından tüketicinin haklarını göz ettiği ve bu bağlamda herhangi bir iade işleminde işine yarayabildiği, satıcı açısından ise mal ve hizmetin miktarı ve bedeli girilerek gelir gider tablolarını oluşturabildiği için resmi bir belgedir. Fatura, bir nevi şirketin nereye ne kadar harcama yapıldığının ve ne kadarlık ciro sağlandığının da göstergesidir.

Bu yazımızda satıcıların gözünden bu belgeyi ele alıyor; “Fatura nasıl kesilir, fatura keserken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?”sorularını yanıtlıyoruz.

Fatura, satın alınan bir mal veya verilen bir hizmet karşılığında yapılan bir ödemeyi tutarı ile birlikte gösteren belgedir. Bir başka deyişle, satıcının, ödemeyi aldığını kanıtlar. Alıcı adına satıcı tarafından düzenlenir ve yapılan ticari işlemi yasal bir hale getirir. Fakat fatura ile ilgili bahsedeceklerimiz bunlarla sınırlı değil!

Özellikle ticaret yapıyorsanız hangi fatura türünün ne zaman kullanılması gerektiğini, fatura türleri arasındaki farkların neler olduğunu, fatura kesmek için ne gerekli bilmenizde fayda var. Bu bilgilerle iş hakimiyetinizi daha çok artırabilir, karşılaştığınız duruma göre farklı fatura çeşitlerinden yararlanabilirsiniz.

 

Fatura nasıl kesilir?

Fatura kesme işleminiz için birden çok yöntemi kullanmak mümkündür. Seçeceğiniz yöntem, şirketinizin sunduğu olanaklara veya amacınıza göre değişiklik gösterebilir. Bunun yanı sıra dijital fatura gönderim türlerinde dijitale geçiş yapmak isteyen firmalar herhangi bir sınırlamaya maruz kalmadan geçebilirler.

Belirtilen koşulların sağlanması durumunda zorunluluk kapsamına girenler ise firmanın yıllık cirosuna göre fatura kesme yöntemini belirleyebilirler.

Fatura kesme yöntemleri:

 

1. Elle fatura kesmeyle

En geleneksel ve bilindik yöntemlerin başında gelen elle fatura kesmede, önce yapılması gereken fatura edinmektedir. Bunun için de, Maliye'nin talimatlarına uygun bir şekilde fatura basımı gerçekleştiren matbaalarla iletişime geçilmelidir.

Matbaaya fatura basımı için şu belgeleri iletmeniz gerekir: * Vergi levhası, * Yoklama tutanağı ya da KDV beyannamesinin tahakkuk fişi, * İmza sirküleri * Ticaret sicil gazetesidir.

Bu aşamadan sonra sıra artık faturayı düzenlemeye gelir. Belgedeki tüm gerekli bilgileri eksiksiz bir şekilde girmek önemlidir.

Bu bilgiler, * İşletmenin logosu, unvanı, adresi ve ait olduğu vergi dairesi * Vergi ve mersis numaraları * Banka hesap bilgileri * Müşteri bilgileri, * Maliye Bakanlığı mührü, * Faturanın kesim tarihi, * Fatura seri numarası, * Satılan malın ya da hizmetin türü ile ilgili açıklama, * Satışı yapılan hizmet ya da malın net tutarı ve varsa da KDV'li tutarıdır.

Bu yöntem her ne kadar eski ve bilindik olsa da hata payının yüksek olması ve arşivlemede karışıklık yaratmasından dolayı firmalar daha yeni ve modern yöntemlere başvurabiliyorlar.

 

2. ​​Nokta vuruşlu yazıcıyla

Bir firmanın en temel ön muhasebe işlerinden biri fatura kesmek olunca, yazıcılar da işleri kolaylaştırma noktasında iyi bir yardımcı olabiliyor. Özellikle fatura yazdırma ve seri baskı alabilme için tercih edilen nokta vuruşlu yazıcı, en eski yazıcı türlerinden olmasına rağmen, dayanıklılığı ve uzun ömürlü kullanımı ile firmaların tercihlerini etkiliyor.

Bu yöntemde, daktilo benzeri bir çalışma vardır. Nokta vuruşlu yazıcılar, diğer yazıcı tiplerine göre daha düşük maliyetlidir. Ürünü satın aldıktan sonra uzun süre bakım onarım derdiniz olmadan kullanabilirsiniz.

Bazı nokta vuruşlu yazıcılarda; şirket logosu, grafik, şekil gibi alanların yazdırılması için siyah rengin yanı sıra sarı, kırmızı ve mavi renk de kullanılır. Fakat bu yöntemle fatura kesmenin dezavantajı hem çok sesli olması hem de görüntü kalitesinin çok iyi olmamasıdır. Bu nedenle firmalar artık daha modern ve yeni yöntemleri tercih etmektedir.

 

3. Lazer ve mürekkep püskürtmeli yazıcıyla

Elle kesilen faturalara nazaran daha hızlı ve daha hatasız olmasıyla tercih edilen lazer mürekkepli yazıcı fotokopi mantığı ile aynı çalışır. Kağıt üzerindeki veri lazer ve ışık yardımıyla elektrik yüklenen yüzeye aktarılır. Ardından toner ile yazılar kağıt üzerinde oluşturulur.

 

4. Bir yazılım aracılığıyla

İşin özü, günlük işleriniz arasında en çok tekrarladığınız fatura düzenleme işlemini hızlı, kolay ve hatasız bir şekilde gerçekleştirmeniz. Bunun için, belki de eski yöntemleri bir kenara bırakarak daha kullanışlı bir yazılım seçmenin zamanı gelmiştir, ne dersiniz?

Türkiye’nin ilk online ön muhasebe programı olan Paraşüt gibi “Daha önce neden bunu keşfetmedim?” diyebileceğiniz bir yazılım ile fatura oluşturma sürecini kısaltabilirsiniz. Uygulamamız üzerinden nasıl fatura oluşturulacağını anlattığımız yazımıza göz atabilirsiniz.

e-Faturaya geçiş yaparak fatura kesme işlemlerinizi en basite indirebilirsiniz.

e-Fatura ile ilgili aklınıza takılan tüm sorulara cevap olacak yazımıza göz atabilirsiniz.

 

Fatura keserken dikkat edilmesi gerekenler

 

Fatura türleri

Yapılan ticaretin türüne göre fatura tipi değişiklik gösterebilir. Alım satıma ve işlem yapılan kuruma göre farklı türleri olan faturayı;

 

İşlem amacına göre

Satış faturası, irsaliyeli fatura, proforma fatura ve iade faturasını bu grupta değerlendirebiliriz.

 

Satış faturası

“Satış faturası nedir?” diye merak edenler için aslında en aşina olduğumuz fatura tipi olduğunu söyleyebiliriz. Bir alışveriş sonunda satıcının alıcıya kestiği fatura tipi olarak özetleyebiliriz. Satış faturasında ürün ile ilgili detaylı bilgi yer alır ve kesilen fatura ile satış belgelenerek yasallaştırılmış olur.

 

İrsaliyeli fatura

İrsaliyeli fatura, sevk irsaliyesi ile faturanın tek belgedeki birleşimi niteliğindedir. Bu belgeleri ayrı ayrı düzenlemek yerine zamandan ve maliyetten tasarruf sağlayarak satış faturası yerine geçer.

 

Proforma fatura

Proforma fatura ise teklif niteliği taşıyan fatura türüdür. Proforma fatura özellikle alım yapılacak durumlarda bir teklife ve planlamaya ihtiyaç duyulacağı zamanlarda kullanılır.

 

İade faturası

İade faturası, müşteri tarafından alınan bir malın satıcıya geri verilmesi ile düzenlenen fatura türüdür. Söz konusu malın bir kısmı da olabilir, tamamının iadesi de olabilir. Her iki durumda da fatura kesilebilir.

 

Vergilendirmeye bağlı olarak kesilen fatura

 

Tevkifatlı fatura

Tevkifatlı faturayı tanımlamadan önce, tevkifatın ne demek olduğunu hatırlayalım. Tevkifat kesinti anlamına gelir. Faturaya konu olan verginin alıcı ve satıcı arasında bölüştürülerek ikisinden de alınması ile hazırlanan faturaya da tevkifatlı fatura denir. Tevkifatlı fatura, normal ya da irsaliyeli faturayla aynı niteliklere sahiptir.

 

ÖTV’li fatura

ÖTV (Özel Tüketim Vergisi) 4760 sayılı Kanuna ekli dört ayrı listede yer alan mallar üzerinden bir kereye mahsus olmak üzere alınan bir vergi türüdür.

 

ÖİV’li fatura

GSM operatörlerinin kestikleri faturalara ÖİV olarak yansıyan vergi özel iletişim vergisidir.

 

Stopajlı fatura

Stopaj vergisi, kaynakta kesilen vergidir. Stopaj hakkında detaylı bilgi almak için "Stopaj nedir? Nasıl hesaplanır?” adlı yazımızı göz atabilirsiniz.

 

Ödeme zamanına göre fatura türleri

Ödeme zamanına göre, açık ve kapalıolmak üzere iki fatura tipi mevcuttur. Türk Ticaret Yasası’nda bu iki kavram ile ilgili direkt bir tanımlamaya yer verilmese de, ticaret hayatında varlığı kabul edilmiş ve uygulanmakta olan fatura türlerindendir.

 

Açık fatura

Satılan mal veya hizmet bedelinin peşin olarak tahsil edilmediği yani vadeli olarak satışının yapıldığı durumlarda düzenlenen türe, açık fatura denir.

Bir başka deyişle, açık faturada müşteri satın aldığı ürünün ya da hizmetin ücretini faturanın düzenlendiği zaman peşin olarak ödemez. Satıcı da tahsilatını o zaman yapmış olmaz e vadeli bir satış süreci yaşanır. Bu durumlarda açık fatura kesilir. Peki, açık fatura nasıl kesilir?

Açık faturada faturanın üst kısmına kaşe vurulur ve imza atılır. Bu imza, müşterinin borcunun ödenmemiş olduğu anlamına gelir.

 

Kapalı fatura

Peşin ödemeli faturalarda ödemenin alındığına dair faturanın alt kısmına atılan imza ile kapalı fatura hazırlanır. Bu fatura tipinde temel olan, peşin ödemeli satışlarda yani, faturanın düzenlendiği anda ödemenin yapılması durumudur. Kapalı faturada, faturanın alt kısmına imza atılır.

 

Gönderim yöntemine göre kesilen faturalar

Gönderim yöntemi de faturayı göndermek için tercih edilen yolu esas alır. Dijital ortamda mı yoksa geleneksel yöntemlerle mi fatura kesileceğine göre fatura tipi de değişiklik gösterir.

İlki, geleneksel gönderim yöntemi olan basılı faturadır.

 

Basılı fatura

 

Dijital fatura

 

e-Fatura:

 

e-Arşiv fatura:

Fatura türleri ile ilgili daha kapsamlı bilgiye sahip olmak ve her fatura türüne göre dikkat edilmesi gerekenleri öğrenmek için “Fatura türleri neler? Faturalar arasındaki farklar nelerdir?” yazımızı okuyabilirsiniz.

 

Faturada bulunması gereken bilgiler

Hatasız bir şekilde faturanızı oluşturmak için belgenizde bulunması gereken bilgileri de eksiksiz bir şekilde doldurmanız önem taşıyor. Bu bilgilerin listesi şöyledir:

 

Fatura düzenleme için yasal süre ne kadar?

Fatura düzenlemede 7 gün olarak belirlenmiştir. Buradaki önemli nokta, yedi günlük azami sınır, faturanın düzenlenmesi gereken gün hesaba katılmayacak, takip eden günden itibaren yedinci günün mesai saati bitimine kadar düzenlenebilecektir.

Örneğin, 5 Ağustos 2021 tarihinde düzenlenen sevk irsaliyesi ile teslim edilen bir ürüne ilişkin faturanın en geç 12 Ağustos 2021 tarihinin mesai bitimine kadar düzenlenmesi gerekir.

Bu düzenleme Vergi Usul Kanununun (VUK) 231/5'inci maddesinde “Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır” diye açıkça belirtilmiştir.

 

Fatura düzenlemenin sınırı var mı?

Sıkça sorulan sorulardan biri de, bir limitinin olup olmadığıdır. Evet, fatura düzenleme için belirlenen bir sınır vardır ve bu sayı her sene güncellenmektedir. 2021 yılında fatura düzenleme sınır 1.500 TL olarak belirlenmiştir.

 

Fatura kesilmezse ne olur?

Fatura kesimi olmamasının sonucu, cezadır. Her yıl değişen ceza tutarı, 2021 yılında faturada yazılması gereken tutarın yüzde 10’u olarak belirlendi. Bu bağlamda asgari ceza tutarı, fatura tutarına bakılmaksızın 380 Türk Lirası iken, üst ceza sınırı ise 190 bin Türk Lirası oldu.

Faturanın düzenlenmesi fakat herhangi bir hatadan kaynaklı olarak eksik yapılması durumunda, cezanın tutar farkı üzerinden hesaplanacağı belirlendi.

 

Fatura örnekleri

“Fatura nasıl doldurulur?” sorusuna en güzel cevap örnek üzerinden bir anlatım olacaktır. Aşağıda yer alan fatura örnek görüntüleri matbu faturaya aittir.

Aşağıdaki fatura düzenleme örneği üzerinden, hangi bilgilerin gerekli olduğunu daha iyi görebilirsiniz. Faturada, şirket adı, adres, unvan gibi temel bilgileri girdikten sonra verilen hizmet veya malın tutarı ve birim fiyatı yazılır.

KDV ile birlikte Genel Toplam Tutarı da hesaplanır. Tutarın yazı ile yazılması da atlanmamalıdır.

Matbu faturaların yerini bilgisayardan fatura kesmek aldığı için firmaların işi bir nebze olsun daha kolaylaşmıştır. Fakat bununla da sınırlı kalmayan, “Benim zamanım değerli” diyen işletmeler sıkça düzenlenmesi gereken bu belge için kolay, ekonomik aynı zamanda tahsilatlarını hızlandırıcı bir yol bulmuş ve Paraşüt ile e-Fatura'ya geçişlerini gerçekleştirmişlerdir.

Günün sonunda büyük bir iş yükünü omuzlarından atmanın mutluluğu ile faturalarını saniyeler içinde keserek, ön muhasebelerini düzene koydular.

Siz de sadece fatura kesme işlemi için değil, * Ön muhasebenizi toparlamak ve hesaplarınızı düzene sokmak, * Gelir gider takibini kontrollüce yaparak nereye, ne kadar harcadığınızı net bir şekilde görmek, * Cari hesap takibini sorunsuz bir şekilde yönetmek, * Banka hareketlerinizi anında inceleyerek stok ve depo durumlarınızı analiz etmek, * Fatura takip süreçlerinizi düzenli bir şekilde sürdürmek, * En önemlisi de tüm bu işlemleri ön muhasebeye dair yeterli bilginiz olmasa bile Paraşüt’ün kolay arayüzü sayesinde zorluk çekmeden yapmak için uygulamamızı 14 günlük ücretsiz deneyebilirsiniz.

Deneme süresini şimdi başlatmamız için aşağıdaki butona tıklamanız yeterlidir.