e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) Nedir? Kimler İçin Zorunlu ve Nasıl Kesilir?

e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), serbest meslek erbaplarının sundukları hizmet karşılığında düzenledikleri serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda oluşturulan versiyonudur.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan 509 sıra no’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında geliştirilen e-SMM uygulaması sayesinde makbuzlar:

• elektronik ortamda düzenlenir
• dijital olarak saklanır
• e-posta veya SMS ile gönderilebilir

Bu sistem, kağıt makbuz kullanımını azaltarak serbest meslek faaliyetlerinin daha hızlı, güvenli ve düzenli yürütülmesini sağlar.
 

Türkiye’de e-belge sistemleri giderek yaygınlaşıyor. Bu kapsamda işletmeler e-fatura, e-arşiv fatura ve e-irsaliye gibi uygulamalara geçiş yapıyor. 

Serbest meslek makbuzları geçmişte matbu olarak düzenlenirken, e-SMM ile birlikte süreç tamamen dijital hale gelmiştir.
 

Aşağıdaki tablo iki sistem arasındaki temel farkları gösterir.

Bu nedenle e-SMM, özellikle serbest çalışan profesyoneller ve küçük işletmeler için önemli bir operasyonel kolaylık sağlar.

e-SMM uygulaması serbest meslek erbabı olarak faaliyet gösteren kişiler için geliştirilmiş bir e-belge sistemidir.
 

Başlıca örnekler:

• avukatlar
• mali müşavirler
• doktorlar ve diş hekimleri
• mimar ve mühendisler
• danışmanlar
• yazılımcılar
• eğitmenler

Bu kişiler sundukları hizmet karşılığında serbest meslek makbuzu düzenlemekle yükümlüdür.

Serbest meslek erbabı, mesleki bilgi veya uzmanlığa dayalı faaliyetleri kendi nam ve hesabına yapan kişilerdir.

Gelir Vergisi Kanunu’na göre serbest meslek faaliyetlerinin temel özellikleri şunlardır:

• bağımsız çalışma
• mesleki bilgi veya uzmanlık gerektirmesi
• hizmet karşılığı gelir elde edilmesi

Serbest meslek erbapları genellikle müşterilerine hizmet sunarak gelir elde eder ve bu hizmet karşılığında serbest meslek makbuzu düzenler.

Serbest meslek erbapları da ciro limitine bakılmaksızın elektronik belge kapsamına alınmış oldu. Eğer siz de zorunluluk kapsamına giriyor ve bilgiye ihtiyaç duyuyorsanız, e-SMM kullanımı ile ilgili sık sorulan soruları yazımızın devamında sizin için cevaplıyoruz.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan 509 sıra no’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile serbest meslek erbaplarının elektronik makbuz sistemine geçişi düzenlenmiştir.
 

Bu düzenleme kapsamında:

• Serbest meslek erbaplarının e-SMM uygulamasına geçmesi zorunlu hale gelmiştir
• Yeni işe başlayan serbest meslek erbaplarının da e-SMM sistemini kullanması gerekir

Resmi kaynak: Gelir İdaresi Başkanlığı
 

e-Belge sistemleri hakkında daha detaylı bilgi almak için e-Arşiv fatura nedir? yazımıza da göz atabilirsiniz.

e-SMM sistemine geçmek için üç farklı yöntem bulunur.

1. özel entegratör kullanmak
2. GİB portal üzerinden işlem yapmak
3. doğrudan entegrasyon yöntemi

Her yöntem farklı kullanım kolaylıkları sunar.

Serbest meslek erbaplarının en çok tercih ettiği yöntem, özel entegratör aracılığıyla e-SMM kullanmaktır.
 

Bu yöntemin avantajları:

• makbuzların hızlı düzenlenmesi
• otomatik hesaplama
• kolay gönderim
• dijital arşivleme

Birçok serbest meslek erbabı bu süreçleri yönetmek için ön muhasebe programlarından yararlanır. Konuyla ilgili daha fazla bilgi için Ön muhasebe nedir? yazımıza göz atabilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığı serbest meslek erbaplarına ücretsiz e-SMM portalı sunmaktadır.

Bu yöntemde:

• makbuzlar GİB portalı üzerinden düzenlenir
• sistem üzerinden gönderilir
• dijital ortamda saklanabilir

Ancak işlem sayısı arttıkça portal kullanımı bazı kullanıcılar için pratik olmayabilir.

Serbest meslek erbaplarının en çok tercih ettiği yöntem özel entegratör aracılığıyla e-SMM kullanmaktır.
 

Bu yöntemin başlıca avantajları şunlardır:

• makbuzların hızlı şekilde düzenlenebilmesi
• KDV ve stopaj hesaplamalarının otomatik yapılması
• makbuzların alıcıya kolayca gönderilebilmesi
• belgelerin dijital ortamda güvenli şekilde saklanabilmesi

Özellikle serbest çalışan profesyoneller için makbuz düzenleme, gelir–gider takibi ve finansal kayıtların düzenli tutulması büyük önem taşır. Bu süreçleri daha kolay yönetmek için birçok serbest meslek erbabı ön muhasebe programlarından yararlanır.
 

Örneğin Paraşüt ile serbest meslek makbuzlarınızı düzenleyebilir, gelir ve giderlerinizi takip edebilir ve finansal kayıtlarınızı tek ekrandan yönetebilirsiniz. Ön muhasebe süreçlerinin işletmeler için neden önemli olduğunu öğrenmek için Ön muhasebe programı nedir? Kullanıcılara ne sağlar? başlıklı yazımıza da göz atabilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığı serbest meslek erbaplarına ücretsiz e-SMM portalı sunmaktadır.
 

Bu yöntemde:

• makbuzlar GİB portalı üzerinden düzenlenir
• sistem üzerinden gönderilir
• dijital ortamda saklanabilir

Ancak işlem sayısı arttıkça portal kullanımı bazı kullanıcılar için pratik olmayabilir.

Doğrudan entegrasyon yöntemi genellikle:

• yüksek işlem hacmine sahip işletmeler
• büyük kurumlar tarafından tercih edilir.

Bu yöntemde işletmenin kullandığı yazılım doğrudan GİB sistemleriyle entegre edilir.

e-SMM kullanabilmek için bazı teknik araçlar gerekir.

Bunlar:

• e-imza veya mali mühür
• internet bağlantısı
• e-belge düzenleme yazılımı

şeklinde sıralanabilir.

Elektronik imza (e-imza), elektronik belgelerin güvenli şekilde imzalanmasını sağlayan dijital kimlik doğrulama aracıdır.
 

e-imza sayesinde:

• elektronik belgeler resmi geçerlilik kazanır
• belge sahibinin kimliği doğrulanır
• belgede değişiklik yapılması engellenir

e-imza yetkili Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarından temin edilebilir.

Mali mühür, tüzel kişiler için kullanılan dijital imza aracıdır.

Özellikleri:

• TÜBİTAK KamuSM tarafından verilir
• elektronik belgelerin doğrulanmasını sağlar
• e-belge sistemlerinde kullanılır

e-SMM düzenleme süreci oldukça basittir.
 

Genellikle şu adımlar izlenir:

1. hizmet bilgileri sisteme girilir
2. vergi hesaplamaları yapılır
3. makbuz oluşturulur
4. alıcıya elektronik olarak gönderilir

Bir e-SMM’de şu bilgiler yer almalıdır:

• makbuz numarası
• makbuz tarihi
• serbest meslek erbabının bilgileri
• alıcı bilgileri
• hizmet açıklaması
• brüt hizmet bedeli
• stopaj tutarı
• KDV tutarı
• net tahsil edilecek tutar

Serbest meslek makbuzlarında KDV ve stopaj hesaplaması yapılır.

Makbuz hesaplama hakkında daha detaylı bilgi için Serbest meslek makbuzu nedir? yazımıza göz atabilirsiniz.

e-SMM düzenlendikten sonra alıcıya farklı yöntemlerle iletilebilir.

En yaygın yöntemler:

• e-posta ile gönderim
• SMS ile belge linki paylaşımı
• PDF makbuz iletimi

Bu sayede makbuzlar saniyeler içinde alıcıya ulaşabilir.

e-SMM sistemi serbest meslek erbaplarına birçok avantaj sağlar.
 

Başlıca faydalar:

• makbuz düzenleme süreci hızlanır
• kağıt maliyetleri ortadan kalkar
• belgeler dijital ortamda saklanır
• muhasebe süreçleri daha düzenli yürütülür

Elektronik belge kullanımı aynı zamanda çevre dostu bir uygulamadır.
 

Kağıt kullanımının azalması:

• doğal kaynakların korunmasına katkı sağlar
• sürdürülebilir iş süreçlerini destekler

Vergi Usul Kanunu’na göre düzenlenmesi gereken belgelerin düzenlenmemesi durumunda özel usulsüzlük cezaları uygulanabilir. Elektronik belge yükümlülüklerine uyulmaması halinde mükellefler idari yaptırımlarla karşılaşabilir. Bu nedenle serbest meslek erbaplarının makbuzlarını zamanında ve doğru şekilde düzenlemesi önemlidir.

Yapılan işin sermaye yerine mesaiye dayalı olduğu, kişisel bilgi ve beceri gerektiren, bir kuruma bağlı olmadan çalışan ve serbest meslek erbabı olarak kabul edilen mesleklere sahip kişilerin makbuzlarını e-SMM olarak hazırlamaları gerekir.

e-Serbest meslek makbuzu zorunluluğu, kendi nam ve hesabına, mutat meslek halinde faaliyette bulunan;

Avukat, doktor, diş hekimi, veteriner hekim, mimar, mühendis, müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir, yeminli mali müşavir, danışman, ressam, yazar, bestekar, kimyager, noter, serbest öğretmen, artist, menajer, senarist, yönetmen, ebe, sünnetçi, arzuhalci, rehber ve sağlık memuru vb. serbest meslek erbaplarını kapsamaktadır.

Bir başka deyişle sizin de bir avukat, diyetisyen, diş hekimi gibi yaptığınız iş, sermaye yerine mesaiye dayanıyorsa, verdiğiniz hizmet bir işletmeye bağlı olmaksızın kendi hesabınıza ait ise serbest meslek erbabısınızdır.

Bu durumda verdiğiniz hizmete karşılık makbuz kesmeniz gerekir. Bu nedenle de serbest meslek erbabı olarak iş başladığınız tarihi takip eden 3 ayın sonuna kadar e-SMM uygulamasına geçmeniz zorunludur. Zorunluluk ile ilgili detayları bir sonraki soruda açacağız.

Matbu makbuz ve serbest meslek kazancı gibi konular hakkında daha detaylı bilgi için blog yazımıza göz atabilirsiniz.

• e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), serbest meslek erbaplarının düzenlediği serbest meslek makbuzunun elektronik versiyonudur ve 509 sıra no’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında uygulanır.
• Serbest meslek erbaplarının düzenlediği makbuzlarda genellikle %20 stopaj (gelir vergisi kesintisi) ve %20 KDV hesaplanır. Stopaj, hizmeti alan kişi veya kurum tarafından devlete ödenir.
• e-SMM düzenlemek için mükellefler GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemlerinden birini kullanabilir.
• e-SMM belgeleri elektronik ortamda oluşturulur, alıcıya e-posta veya SMS ile gönderilebilir ve dijital olarak saklanır.
• Vergi Usul Kanunu’na göre elektronik belgelerin en az 10 yıl boyunca saklanması gerekir.
• e-SMM yükümlülüğüne rağmen makbuz düzenlenmemesi durumunda Vergi Usul Kanunu kapsamında özel usulsüzlük cezaları uygulanabilir.

2019 yılının son günlerinde yayınlanan tebliğ ile, 1 Şubat 2020 tarihinde faaliyetine devam eden serbest meslek erbapları için e-SMM kullanımı 1 Haziran 2020 tarihinden itibaren zorunlu hale getirildi. Vergi mükellefi olan serbest meslek erbapları, e-fatura ve e-arşiv fatura mükelleflerinin aksine, ciro limitine bakılmaksızın elektronik belge kapsamına alındı.

1 Şubat 2020 tarihinden itibaren faaliyet göstermeye başlayacak mükelleflerin de işe başladıkları tarihi takip eden üç ayın sonuna kadar e-serbest meslek makbuzu uygulamasına geçiş yapması zorunlu tutuldu.

Son durumda, e-SMM zorunluluğu 2024 yılı özelinde, serbest meslek makbuzu mükellefi iseniz herhangi bir ciroya bakılmaksızın e-serbest meslek makbuzu kullanmalısınız. Faaliyete başladıktan sonra 3 ay içerisinde e-SMM geçişinizi tamamlamalısınız.

e-SMM belgesi, karşı tarafın talebine göre çıktısı alınıp ıslak imzalı olarak ya da elektronik ortamda (e-posta veya SMS) muhatabına teslim edilir. Makbuzun çıktısını alıp imzalamaya alternatif olarak, mükellef dilerse imzasını notere tasdik ettirebilir ve makbuzlarını hazır imzalı olarak düzenleyip teslim edebilir.

Mükelleflerin, e-serbest meslek makbuzunu elektronik ortamda muhafaza ve ibraz etmesi gerekir. Kendisine e-SMM düzenlenen kişilerin ise teslim edilme yöntemine göre makbuzların kağıt çıktısını ya da elektronik ortamdaki halini saklamaları ve gerektiğinde ibraz etmeleri gerekir.

e-SMM düzenlerken, aşağıdaki bilgilere yer verilmesi gerekir:

• Serbest meslek erbabının isim, adres, vergi dairesi bilgileri,
• Serbest meslek erbabının vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarası,
• Müşterinin isim ya da unvanı, adresi, kişi vergi mükellefi ise vergi dairesi bilgisi, vergi kimlik numarası veya TC kimlik numarası,
• Alınacak ödemenin miktarı, KDV ve stopaj bilgileri,
• Belge numarası,
• Saat ve dakika dahil olmak üzere belgenin düzenlenme tarihi.

Gerekli durumlarda mükellef makbuz üzerinde farklı bilgilere de yer verebilir.

e-SMM uygulamasına üç farklı yöntem ile geçiş yapabilirsiniz:

• Özel entegratör aracılığıyla,
• GİB Portal aracılığıyla,
• Kendi sunucularınızdan GİB’e direkt entegre olarak.

Başvurunuzu yaptınız, e-SMM gönderdiniz sıra sorgulama aşamasında. e-Serbest meslek makbuzu sorgulama GİB Portal üzerinden yapılıyor. Satıcının VKN veya TC kimlik numarası, e-SMM numarası, brüt ücret ve güvenlik kodu ile hızlı bir şekilde sorgulama işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.

e-Serbest meslek makbuzu uygulamasına geçiş yapmak için e-fatura başvurularında olduğu gibi e-imza ya da mali mühür almanız gerekir. Mali mührü, firmanızın kaşesinin elektronik ortamdaki hali gibi düşünebilirsiniz. Mali mühür için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin web sitesi üzerinden başvuru yapabilirsiniz. e-İmza ise şahsa verilen elektronik imza olarak düşünülebilir. Elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları vasıtası ile alınabilir.

Fatura ile serbest meslek makbuzu işlev olarak benzer görünse de aralarında önemli farklar bulunur. Her iki belgede de KDV yer alır; ancak serbest meslek makbuzunda ayrıca %20 oranında stopaj uygulanır.

Faturada stopaj bulunmazken, serbest meslek makbuzunda hesaplanan stopaj, hizmeti alan kişi tarafından muhtasar beyanname ile serbest meslek erbabı adına devlete ödenir. Yıl sonunda gelir vergisi hesaplanırken ödenmiş olan bu stopaj mahsup edilir.

Ayrıca bazı durumlarda vergi dairesi yapılan işin serbest meslek faaliyeti kapsamında değerlendirilmemesi halinde fatura düzenlenmesini talep edebilir. Öte yandan fatura düzenleyen işletmeler, stopaj maliyeti bulunmadığı için fiyatlandırmalarını farklı şekilde yapabilir.

Freelance çalışma modelinde taraflar arasındaki ilişki çoğu zaman sözlü güvene dayanır. Ancak tahsilatın resmi bir belge ile kayıt altına alınmaması, ileride hukuki açıdan ispat sorunlarına yol açabilir. Bu nedenle freelance çalışan serbest meslek erbaplarının, yaptıkları tahsilatı belgelendirmek için e-SMM düzenlemesi önemlidir. e-SMM, alınan ücretin resmi kaydı niteliğindedir ve olası uyuşmazlıklarda hukuki güvence sağlar.

e-Serbest meslek makbuzu, tahsilatın yapıldığı anda düzenlenmelidir. Hizmetin tamamlandığı veya ödemenin alındığı tarih esas alınır. e-Fatura ve e-Arşiv faturada bulunan 7 günlük düzenleme süresi e-SMM için geçerli değildir. Bu nedenle geriye dönük e-SMM düzenlenmesi mümkün değildir.

Serbest meslek makbuzunda hem stopaj (%20) hem de KDV (%18) hesaplanır. Stopaj brüt tutar üzerinden hesaplanır ve net tutardan düşülür. KDV ise brüt tutar üzerinden ayrıca hesaplanarak tahsil edilecek tutara eklenir.
 

Örneğin brüt hizmet bedeli 1.000 TL ise:

• Stopaj (%20): 200 TL
• Net tutar: 800 TL
• KDV (%18): 180 TL
• Tahsil edilecek toplam tutar: 980 TL

Bu hesaplamalarda stopajı hizmet alan kişi serbest meslek erbabı adına öder; KDV ise makbuzu düzenleyen tarafından beyan edilip ödenir.

Stopaj, hizmeti alan gerçek veya tüzel kişi tarafından muhtasar beyanname ile serbest meslek erbabı adına vergi dairesine ödenir. KDV ise makbuzu düzenleyen serbest meslek erbabı tarafından beyan edilerek vergi dairesine ödenir.

Serbest meslek erbabı tahsilat için iki nüsha makbuz düzenler ve bir nüshasını müşteriye verir. Muhasebe kaydı yapılırken brüt tutar, stopaj ve KDV ayrı ayrı hesaplanarak ilgili hesaplara işlenir. Net tahsil edilen tutar üzerinden geriye doğru brüt tutar hesaplanabilir ve gelir, stopaj ile KDV kalemleri muhasebe kayıtlarına ayrı ayrı yansıtılır.

e-SMM uygulamasına özel entegratör, GİB Portal veya doğrudan entegrasyon yöntemleriyle geçiş yapılabilir. Özel entegratör tercih edildiğinde başvuru ve teknik süreçler daha hızlı tamamlanabilir. Ayrıca e-SMM uygulamaları sayesinde makbuzlar internet olan her yerden düzenlenebilir, müşteriye anında iletilebilir ve dijital ortamda arşivlenebilir. Bu da hem operasyonel yükü azaltır hem de zaman tasarrufu sağlar.

e-SMM programı için Paraşüt’ü tercih ederek makbuzlarınızı:

• İnternet bağlantınız olan her yerden kolayca oluşturabilir,
• Noter onayı, elle doldurma, imzalama, kaşeleme ve kargo ile uğraşmadan müşterileriniz ve mali müşaviriniz ile anında paylaşabilir,
• Fiziksel olarak arşivlemeye gerek duymadan dijital ortamda saklayabilir ve aradığınızı kolayca bulabilirsiniz.

Böylece kağıt makbuzların beraberinde getirdiği matbaa, noter ve kargolama masraflarından tasarruf edebilir, hayatınızdaki evrak yükünü hafifletebilirsiniz.

Üstelik, Anahtar Teslim hizmetimiz ile e-Serbest Meslek Makbuzu başvurunuzu uzman süreç danışmanlarımıza bırakabilir, yerinizden bile kalkmadan 1 gün içerisinde* e-SMM göndermeye başlayabilirsiniz.

Paraşüt’ü e-serbest meslek makbuzu ile kullanmak için deneme süresi başlatma adımlarını takip ederken evrak türü olarak Serbest Meslek Makbuzu'nu seçmeyi unutmayın.

* 1 günlük geçiş süresine Mali Mühür veya e-imza bekleme süresi dahil değildir.